Как настроить виртуальный офис

Первое, что нам нужно рассмотреть, это что такое офис? Обычно бизнес-офис является коммуникационным и административным центром для компании. Традиционно компания арендует и укомплектует офис, чтобы у нее был почтовый адрес, прямой телефон и номер факса, а также место для административных задач и подачи документов, поскольку это были основные бизнес-требования для любого активного бизнеса.

Проблема в том, что это может быть дорого для малого и среднего бизнеса, поэтому многие будут использовать адрес виртуального офиса, который был услугой независимого провайдера, который разделял их офисные помещения и другие объекты, такие как общая приемная и комнаты для встреч и, возможно, даже заработная плата или финансы услуги с гостевым SMBs за ежемесячную плату. Это стало известно как виртуальный бизнес-адрес.

Современный Виртуальный Офис

Сегодня концепция виртуального офиса в настоящее время основана главным образом на облачном программном обеспечении как услуге (SaaS), которое обеспечивает SMB всеми необходимыми им средствами связи и бизнес-восхищения через стандартное подключение к Интернету.

Это делает современный виртуальный офис в значительной степени облачным, что означает, что больше нет физических офисных помещений, только технология, которая обеспечивает интерфейсы и иллюзию традиционного кирпичного и обычного офиса.

Это значительно снижает эксплуатационные расходы, так как теперь многие SMB можно запускать с ноутбука или даже с мобильных телефонов рабочих. Это означает, что виртуальный офис стал еще более настоящим виртуальным бизнесом, а не виртуальным бизнес-адресом.

Современные решения и услуги для виртуальных офисов

Сегодня SMB, скорее всего, пойдет по пути развертывания облачного виртуального офиса, чтобы сэкономить на первоначальном запуске и эксплуатационных расходах. Тем не менее, они часто могут выбирать и смешивать отдельные пакеты программного обеспечения для предоставления услуг и функций, которые им требуются, или они могут подписаться на решения виртуального офиса SaaS. В любом случае есть некоторые общие функции, которые должны охватывать практически все предприятия, а именно:

  • Адрес виртуального офиса — Концепция виртуального адреса для бизнеса часто упускается из виду, но все еще очень важна. Вы можете первоначально зарегистрировать свою компанию, используя свой адрес проживания или дома, и это часто бывает с фрилансерами и индивидуальными предпринимателями.
    Проблема заключается в том, что вы хотите четко определить, каковы ваши домашние расходы и каковы ваши деловые расходы в целях налогообложения. Поиск службы почтовых адресов может предотвратить возможные недоразумения с Налоговиком. Одной из услуг является виртуальный офис Spheremail All-In-One, который может предоставить служебный адрес в любом месте.
    Spheremail гарантирует, что любая полученная Почта будет отсканирована и доступна для просмотра через Интернет даже на вашем мобильном телефоне, чтобы вы могли решить, что удалять, а какие сохранять и загружать.
  • Телефон для виртуального офиса. Наличие номера телефона для виртуального офиса является еще одним ключевым требованием для предоставления профессионального имиджа вашим потенциальным клиентам. Опять же, вы можете захотеть использовать свой домашний номер или свой личный номер мобильного телефона, но это не дает правильного впечатления, поэтому приобретите виртуальный бизнес-номер. Скайп поставлял их годами.
    Независимо от всех этих услуг виртуальной телефонии вам будет предоставлен служебный номер с автоответчиком с настраиваемыми приветствиями и программируемой переадресацией, что гарантирует, что деловые вызовы не останутся без ответа.
  • Доменное имя — явный показатель того, что компания очень маленькая и, вероятно, новая, если у нее нет собственного зарегистрированного доменного имени. Вы можете зарегистрировать подходящее доменное имя через многих онлайн-регистраторов.
  • Электронная почта. Другой очень популярной формой делового общения является электронная почта, поэтому вам нужно будет дать своим клиентам возможность отправить свой бизнес по электронной почте. Два очень популярных почтовых движка — это MS Outlook и Google Gmail, есть бесплатная и бизнес-версия. Однако еще раз адрес электронной почты, который вы выбираете, должен отражать название вашей компании, предпочтительно имя вашего домена.
  • Социальные сети. Клиенты будут использовать множество каналов для общения с предприятиями, некоторые из них будут получать обновления в социальных сетях и комментарии Facebook, Instagram. Twitter, TikTok и тому подобное. Социальные сети требуют большой работы, а некоторые унифицированные коммуникационные пакеты, такие как RingCentral и Nextiva, имеют выделенную поддержку социальных медиальных каналов.
  • Факс — это по-прежнему важное требование, особенно для юридических документов, поэтому убедитесь, что у вас есть возможность отправлять и получать факсы. Большинство виртуальных телефонных служб или виртуальных бизнес-служб обрабатывают входящий и исходящий факс.
  • HD Voice / Video Conferencing — сегодня это стало основой делового общения, особенно для тех, кто работает дома. Отсюда огромный успех или Zoom и Blue Jeans, а также вездесущий Skype во время недавней блокировки из-за пандемии covid-19.
  • Совместное использование и совместная работа — если у вас есть коллеги, вам потребуется способ совместной работы и обмена документами. Отличный бесплатный, но высококачественный сервис — это Google Apps, в котором есть целый набор бизнес-ориентированных программ для электронных таблиц, документов, презентаций. Видео и встречи и все виды возможностей рабочего стола и совместного использования экрана.

Облачные платформы для унифицированных коммуникаций (UCaaS)

Как мы видели при рассмотрении концепции виртуального офиса, для малого и среднего бизнеса существует множество превосходных свободно доступных инструментов для создания среды виртуального офиса.

Однако, если вы не хотите загружать и переключаться между всеми этими разнообразными приложениями, вы можете предпочесть подход UCaaS. Многие из ведущих виртуальных АТС в настоящее время являются платформами UCaaS, поскольку они разработали многоканальную поддержку голосовой связи, видео, чата, электронной почты, обмена мгновенными сообщениями и обновления социальных сетей.

Они недешевы, но такие как RingCentral, Nextiva и Vonage предоставляют отличные функции корпоративного уровня для недорогой ежемесячной подписки, которая доступна для малого и среднего бизнеса только с небольшим количеством опытных пользователей.

Преимущество UCaaS заключается в том, что у вас есть много интегрированных сервисов, поэтому вам не нужно переключаться между приложениями, так как все в одном приложении. Другая заключается в том, что платформа UCaaS, такая как RingCentral или решения для виртуальных офисов 8 × 8, а другие тесно интегрированы со многими бизнес-приложениями, такими как SalesForce или Outlook. Это позволяет автоматически открывать историю клиента после ответа на его звонок.

Тем не менее, сегодня платформа UCaaS действительно отличается превосходством в управлении многоканальными коммуникациями в рамках единой платформы, которая включает в себя обновления и комментарии в социальных сетях.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector