IP-АТС: понимание того, как это работает, и выбор подходящего поставщика АТС

Давайте рассмотрим, что же такое IP-АТС, как она работает и почему вы можете рассмотреть возможность использования такого типа телефонной системы для вашей компании.

Что такое IP-АТС?

IP-УАТС, или Internet Protocol Private Branch Exchange, представляет собой тип бизнес-телефонной системы, которая использует VoIP для подключения телефонных звонков к телефонной сети общего пользования. Системы IP-АТС могут быть облачными или представлять собой гибрид облачной телефонной системы и локальной АТС.

Локальные системы IP-УАТС устанавливаются на месте, где функциональность телефонной системы программируется в аппаратном обеспечении УАТС. С другой стороны, облачные системы IP-УАТС или размещенные УАТС-системы используют программное обеспечение для хранения своих функций и не требуют аппаратного обеспечения на месте. В любом случае, телефонные пользователи подключаются через Интернет к системе IP PBX для звонков.

Локальная IP-АТС = оборудование

Облачная IP-АТС = программное обеспечение 

Другие распространенные названия для IP-УАТС включают VoIP PBX, размещенную УАТС, облачную УАТС и виртуальную УАТС. В любом случае, все это относится к телефонной системе, которая питается через Интернет.

Проще говоря, это система интернет-телефонии.

АТС, тогда и сейчас

Давным-давно системы УАТС были ограничены компаниями с большим количеством сотрудников (и капиталом) для их операций с коммутатором и других «сложных» функций. Это было сделано путем прокладки физических телефонных линий через различные станции, а затем через оборудование УАТС, вместо того, чтобы покупать отдельные стационарные телефоны для каждой станции.

На входящие звонки в компанию оператор отвечал, а затем переводил в соответствующий отдел. В конце концов, операторы-люди были заменены автоматизированными помощниками, которые управляли процессом переадресации вызовов на различные добавочные номера.

Сегодня система УАТС стала цифровой. Все «сложные» функции, которые обеспечивались традиционным оборудованием УАТС, по-прежнему доступны, но теперь в виде программного обеспечения. Это то, что мы называем IP-АТС.

Как IP-АТС работает с устройствами

IP-АТС соединяет сервер УАТС с телефонами VoIP, обеспечивая преимущества как распределения вызовов, так и интеграции нескольких устройств. Вызовы в системе IP-УАТС можно направлять в разные места и на все устройства одновременно, если эти устройства и пользователи VoIP зарегистрированы на сервере VoIP.

Это одно из основных отличий IP-АТС от традиционной телефонной системы. У IP-УАТС нет физических границ, поскольку она подключается к устройствам через Интернет. Это обеспечивает дополнительную функциональность возможности использования мобильных устройств, что сегодня крайне важно для сотрудников.

Преимущества IP-АТС

Давайте рассмотрим, как IP-УАТС приносит пользу организации в плане стоимости, обслуживания, управления и функциональности. Вот 11 преимуществ, которые IP-АТС может принести вашей компании.

1. Интеграция мобильных устройств

С помощью IP-УАТС вы можете использовать свой мобильный телефон для совершения и приема вызовов, используя тот же номер телефона и добавочный номер, что и у вашего настольного телефона. Это делается путем загрузки мобильного приложения, которое полностью интегрируется с системой IP PBX вашей компании.

Возможность использовать мобильные телефоны возможна, потому что телефонные номера не привязаны к стационарному телефону .

Мало того, что входящие звонки могут быть направлены на сотрудников на своих мобильных устройствах, они также могут совершать исходящие звонки из приложения. С этой возможностью некоторые компании вообще отказываются от настольных телефонов. Кроме того, мобильное приложение обеспечивает источник резервного копирования на случай отключения электричества или интернета в офисе.

2. Простое управление

Вы можете управлять IP-УАТС через онлайн-панель, где вы можете настраивать и обновлять свою телефонную систему без какой-либо технической подготовки. Любые вопросы можно быстро решить с помощью чата, и вы уже в пути. Традиционные телефонные системы сложно обслуживать и обновлять, и обычно они требуют помощи дорогих консультантов.

Наши внутренние коммуникации стали намного эффективнее, а удобный интерфейс Telzio стал намного проще в использовании и управлении по мере необходимости. Если раньше было необходимо связаться с техническим специалистом для каких-либо небольших изменений, теперь я могу управлять всем прямо через браузер, и он мгновенно запускается.
– Натан Эндоу, ИТ-менеджер Versa Products 

3. Ценовая консолидация

С системой IP-УАТС вы можете объединить несколько телефонных систем и служб в одно решение. Помимо управления несколькими местоположениями под одной учетной записью, вы также можете снизить дополнительные расходы, такие как SIP-транкинг, пользовательские лицензии, оборудование УАТС и плата за обслуживание.

Telzio предоставляет комплексное решение для систем IP-УАТС без абонентской платы, платы за обслуживание и аппаратных требований. Поскольку все поддерживается «в облаке», вам не нужно платить за услуги в любом месте. Все ваши линии могут быть объединены в один план для максимальной экономии объема. Даже международные номера могут управляться дистанционно в рамках единой системы.

4. Масштабируемость

Онлайн-управление и устранение лицензионных отчислений означает масштабируемость для вашего бизнеса. По мере роста количества пользователей и расширения требований к функциям добавление линий или функций с точки зрения контракта, управления или затрат не требует дополнительных затрат.

Локальные телефонные системы, с другой стороны, чрезвычайно дороги и отнимают много времени, когда приходит время добавить пользователя или функцию. Для этого требуются не только расширенные контракты, но и найм инженеров по телекоммуникациям или использование поставщика для обновления.

Это создает значительное бремя расходов для компании и значительную потерю времени для ИТ-менеджеров. С помощью IP-УАТС изменения можно вносить мгновенно в режиме онлайн, и добавление пользователей не требует дополнительных затрат.

5. Обновленные функции контакт-центра

Большинство организаций, которые переходят с локальной АТС на IP, также получат гораздо больше функций контакт-центра. Telzio включает в себя несколько готовых функций, в том числе:

• Очереди вызовов
• Аналитика звонков
• Мониторинг звонков
• Живая отчетность о звонках
• WebPhone

6. Возможности софтфона

С системами IP PBX у вас есть выбор IP-телефонов, мобильных устройств и программных телефонов. Программный телефон – это виртуальный телефон, который вы можете загрузить на свой компьютер, что позволяет вам использовать номер своего служебного телефона из любого места, где есть Интернет.

Telzio предлагает браузерный веб-телефон , который вообще не требует установки. Пользователи могут просто войти на Telzio.com, чтобы найти виртуальную клавиатуру для совершения и приема вызовов, текстовых сообщений и факсов.

Софтфоны популярны для колл-центров и отделов продаж, которые испытывают большие объемы звонков. Это облегчает навигацию между приложениями и ускоряет набор номера. При обновлении до IP-УАТС вы также можете предоставить своим командам программные телефоны.

7. Горячий стол

Среди множества функций и гибкости, которые IP-АТС добавляет к вашей платформе бизнес-коммуникаций, горячая рассылка – одна из них, которая может пригодиться для современных офисных установок.

Горячие столы – это возможность для одной рабочей станции быть занятой разными пользователями. С горячим столом настольный телефон неподвижен, но каждый отдельный пользователь может войти в телефон и использовать свой собственный добавочный номер. Системы IP-АТС легко позволяют это сделать. Более того, пользователь может даже отключить настольный телефон, физически переместить его в другое место, подключить его и продолжать использовать его точно так же.

С традиционной АТС это было бы невозможно без огромного труда. Это потребует, чтобы добавочные номера были полностью перенаправлены и перенесены на новый рабочий стол или в офис.

8. Простая настройка

ИТ-менеджеры особенно взволнованы простой настройкой систем IP PBX. С точки зрения развертывания, нет никакого сравнения. В то время как традиционная УАТС требует обширных технических знаний и опыта работы с телефонными системами, IP-УАТС может быть развернут даже нетехническим персоналом, таким как офис-менеджер или административный помощник. Для настройки традиционной УАТС может потребоваться недели или даже месяцы. IP-УАТС можно полностью развернуть за считанные часы, даже для крупных организаций.

Поскольку IP-УАТС основана на Интернете, процесс установки также основан на Интернете. Создание групп поиска, добавление расширений и запись автоматических приветствий меню выполняются через онлайн-интерфейc.

Конечно, если у вас есть специальные интеграции или настройки для реализации, вам понадобится разработчик для работы с API платформы VoIP.

9. Повышенная надежность

С размещенной системой УАТС вы возлагаете ответственность за поддержание вашей телефонной инфраструктуры на экспертов, основной задачей которых является УАТС. Переход на систему IP-телефона превращает вашу УАТС из аппаратного обеспечения, расположенного в одном месте, в программное обеспечение, резервное копирование которого выполняется в нескольких местах. Распределение телефонной системы по нескольким избыточным местам по всему миру снижает вероятность не только простоя, но и позволяет быстрее решать проблемы.

Вместо того, чтобы нанимать внутреннюю или внешнюю команду для управления вашей телефонной системой, вы можете положиться на целую организацию экспертов, которые управляют ею 24/7. Благодаря автоматизированным системам мониторинга и телекоммуникационным инженерам, работающим круглосуточно, IP-АТС от Telzio более надежна, чем локальная АТС.

10. Меньше беспорядка

Лишняя проводка – это опасность пожара, с ней сложно разобраться, и она выглядит не очень хорошо. К счастью, запутанные провода остались в прошлом с IP-АТС.

Для минималистов это одна из самых привлекательных вещей в системах IP PBX. Система IP-телефона позволяет подключать настольные телефоны к сетевому порту компьютера, и программный телефон можно использовать на любом компьютере.

Более того, большинство VoIP-телефонов имеют функцию PoE, что позволяет им получать питание от Ethernet-соединения. Это означает, что дополнительные телефонные кабели не требуются для питания или подключения других устройств.

11. Поставщик Гибкость

Благодаря оборудованию УАТС вы заблокированы у поставщика и не имеете возможности искать обслуживание и модернизацию в других местах. Это означает, что вы зависите от высоких цен поставщика и ежегодных сборов за обслуживание.

Системы IP PBX полностью основаны на открытом стандарте SIP. Вы можете выбрать и заменить любое аппаратное или программное устройство SIP в паре с любой IP-УАТС на основе SIP, поставщиком услуг VoIP или шлюзом ТСОП. Традиционная телефонная система, с другой стороны, требует покупки дополнительных модулей для добавления функций; дорогая и постоянная стоимость с оборудованием.

Что искать в провайдере IP-АТС

Если вы планируете прыгнуть на борт IP-АТС, вам нужно подумать о том, как выглядит обильный, квалифицированный провайдер VoIP. Делая покупки для IP-АТС, вот что вы хотите, а не хотите иметь у провайдера:

• Собственная инфраструктура, разработанная и управляемая самим провайдером.
  Вы не хотите в конечном итоге работать с поставщиком VoIP, который лицензирует систему от стороннего поставщика и не имеет полного контроля над платформой. Ищите компанию VoIP, которая имеет собственную команду разработчиков и создала свою платформу VoIP с нуля.
• Постоянные улучшения и новые функции.
  Вы хотите убедиться, что поставщик VoIP регулярно добавляет новые функции в систему. Технологии в голосовом пространстве постоянно совершенствуются, и если провайдер не сосредоточен на инновациях – это огромный красный флаг. Проблема не только в безопасности и надежности, но и в том, чтобы быть уверенным в том, что вы легко сможете воспользоваться современными функциями, поскольку тенденции в области коммуникации на рабочем месте продолжают быстро развиваться.
• Прозрачные цены.
  Слишком часто телекоммуникационные компании используют тактику манипуляций с продажами для привлечения клиентов. Вы не хотите в конечном итоге платить на 30% больше по вашему счету, чем было указано изначально. Это часто случается, когда торговый представитель, с которым вы первоначально говорили, закрывает продажу, а затем отдает вас в другой отдел, и это больше не становится их проблемой. Узнайте о контрактах, расторжении, налогах, сборах за перенос, пользовательских лицензиях и сборах за дополнительные функции, такие как запись разговоров, транскрипция голосовой почты, а также музыка и сообщения в режиме ожидания.
• Внутреннее обслуживание клиентов.
  Одна из наиболее распространенных причин, по которой клиенты переходят на другую службу, связана с плохим обслуживанием клиентов. Если вы малый бизнес, вы должны убедиться, что нет минимальных требований для получения необходимого вам уровня поддержки клиентов. Читайте отзывы клиентов, но имейте в виду разницу между платными отзывами и законными отзывами клиентов.
• BYOD (принести свои устройства) возможности.
  Убедитесь, что провайдер, у которого вы покупаете ваши телефоны, не блокирует ваши телефоны, чтобы вы не могли использовать их с другим провайдером. Хотя обычно вы можете прошить прошивку и вернуть телефон к заводским настройкам, с этой проблемой вы не хотите иметь дело, особенно если у вас сотни телефонов. Ищите поставщика, который позволит вам привезти ваше собственное устройство и обеспечит автоматическую инициализацию на устройствах для простой настройки и управления.

Проблемы перехода на IP-АТС

Несмотря на все явные преимущества, руководство может не решиться на капитальный ремонт вашей телефонной системы. Мы получим это. Большие инвестиции были вложены в старую УАТС, она была у вас годами, и некоторые люди не любят перемен, и хотя у них есть свои проблемы – они еще не полностью вышли из строя.

Давайте рассмотрим три общих вопроса и способы их решения.

1. Переходные расходы

Если вы в настоящее время используете локальную АТС с аналоговыми телефонами, вам нужно инвестировать в новые IP-телефоны для организации. Хотя вы могли бы использовать адаптеры ATA для поддержания работоспособности старых телефонов, это не рекомендуется. Вам все еще нужно приобрести адаптеры, и вы не получите всех преимуществ IP-УАТС.

В зависимости от количества ваших пользователей, покупка новых IP-телефонов для всей организации может быть довольно высокой. Есть несколько основных способов снизить стоимость переключения:

• Аренда телефонов
• Финансировать телефоны
• Разверните программные телефоны (или комбинацию настольных телефонов и программных телефонов)
• Используйте мобильное приложение, которое включено без дополнительной оплаты.

Вы должны думать об этом как об инвестициях. IP-телефоны могут легко прослужить более 10 лет. Прелесть IP-телефонов в том, что микропрограммное обеспечение (программное обеспечение телефона) может автоматически обновляться, и со временем производитель будет бесплатно получать обновления от производителя телефона без каких-либо затрат для вас.

Помимо дополнительной покупки IP-телефонов, никаких дополнительных затрат, связанных с развертыванием IP-УАТС, не возникает. Telzio не требует платы за настройку, портирования и простоев на ваших телефонных номерах во время процесса перехода.

2. Обучение сотрудников использованию новой системы

В дополнение к простому развертыванию, обучение пользователя не требуется. Основная функциональность использования настольного телефона та же. Как перевести звонок, как поставить кого-то на удержание, как провести конференцию с другим человеком – все это одно и то же, если не проще. Дополнительным преимуществом является возможность делать все это онлайн с использованием веб-телефона.

Те, кто хочет придерживаться традиционного настольного телефона, не заметят разницы. Те современные пользователи, которые выбирают приложение, не будут иметь проблем с навигацией по приборной панели и с помощью мобильного приложения так же легко, как и с их родной клавиатурой.

3. Разработка пользовательских интеграций

Если вам нужно разработать пользовательскую интеграцию, которая еще не доступна в стандартной комплектации у поставщика IP PBX, вам понадобится разработчик, который сможет построить интеграцию через API.

Интеграция, в которой вы нуждаетесь, может быть достаточно простой, чтобы вам не нужно было заниматься какой-либо специальной разработкой, и для интеграции ваших платформ можно использовать приложение, такое как Zapier.

Окончательный выбор

Клиенты ищут компании, которые в курсе своих технологий. Технология, которую вы используете (или не используете), говорит о том, кто ваша компания. Сколько раз вы исследовали поставщиков и сразу же были отключены, потому что их веб-сайт выглядел так, как будто это было из 90-х? Это отражение бизнеса в целом. Ваша коммуникационная платформа ничем не отличается.

Выбор правильной телефонной системы является одним из наиболее важных решений, которые вам придется принять для вашей компании. В наш век быстрой оцифровки невозможность использования новейших коммуникационных технологий может значительно скомпрометировать операции и оставить вашу компанию в конкурентном мире бизнеса.

Поговорите с одним из наших экспертов сегодня, чтобы узнать больше о том, как IP-АТС может работать для вашего бизнеса.