Как настроить VoIP для малого бизнеса

Настроить VoIP-сервис очень просто. Любой может настроить полноценную телефонную систему с расширенными функциями через интерфейс провайдера за считанные минуты.

Платформы настолько просты и интуитивно понятны, что не требуется никаких ИТ-знаний. Когда дело доходит до получения телефонного номера или настройки таких функций, как автосекретарь, группы поиска или пользовательское удержание музыки, пользовательский интерфейс предоставляет визуальный опыт с простым перетаскиванием мышью.

Выберите новый номер телефона или перенесите существующий номер телефона

Активировать новый номер телефона VoIP легко и мгновенно. Вы можете просматривать телефонные номера по коду города и городу, и как только вы нажмете кнопку регистрации — номер готов к использованию.

Там нет недостатка номеров на выбор.

Если у вас уже есть номер телефона, вы можете сохранить его, перенеся номер.

Портирование телефонного номера включает в себя передачу существующих телефонных номеров новому провайдеру, а процесс портирования обычно занимает около недели. Перенос номера осуществляется новым провайдером, который возьмет на себя телефонную связь.

С Telzio вы можете отправить запрос на перенос номера онлайн. Вскоре после того, как вы отправите запрос на перенос, вы получите электронное письмо от Telzio с точной датой и временем, когда произойдет перенос. Если у вас есть серия телефонных номеров, вы можете портировать их в одну партию.

Хорошей новостью является то, что во время процесса портирования нет простоев . Вы можете заранее настроить маршрутизацию вызовов, чтобы телефонная система была готова начать принимать вызовы до номера портов. Telzio предоставляет вам временный номер телефона во время бесплатной пробной версии, чтобы вы могли предварительно настроить все свои функции и протестировать его, чтобы убедиться, что он работает правильно.

Вот некоторые другие функции, которые вы можете включить для своего телефонного номера:

  • Имя вызывающего абонента (CNAM)
  • Блокировка спама
  • SMS / текстовые сообщения
  • E911
  • 411 Справочник

Добавьте пользователей в свою телефонную систему

Пользователи позволяют сотрудникам заходить на портал телефонной системы VoIP для управления своими телефонными звонками, сообщениями, приветствием голосовой почты, удержанием музыки и другими настройками. Это также позволяет им подключаться к офисным телефонам и использовать мобильное приложение. С помощью приложения пользователи могут принимать деловые звонки из любой точки мира. (Подробнее об этом позже.)

Вы можете предоставлять пользователям разные уровни разрешений , позволяя им получать доступ к определенным компонентам телефонной системы. Например, вы можете предоставить пользователям в отделе бухгалтерии доступ к панели инструментов Billing, а менеджерам по обслуживанию клиентов — доступ к записям звонков.

В дополнение к пользовательским разрешениям вы можете включить двухфакторную аутентификацию (2FA), чтобы дать вашей телефонной системе дополнительный уровень безопасности.

Пользователь может иметь свой собственный номер прямого телефона , или просто расширение основного количества компании. Если у пользователя несколько телефонных номеров, он может выбрать, с какого номера он будет набирать номер, прежде чем совершать звонок.

Там нет ограничения на количество одновременных звонков, которые могут идти на один номер телефона. Если все пользователи находятся на телефоне и поступает другой вызов, он не достигнет сигнала занятости. У вас есть разные варианты для обработки больших объемов вызовов. Например, вы можете создать очередь, в которой звонящие удерживаются до тех пор, пока не станет доступен следующий человек.

С Telzio пользователи и дополнительные телефонные линии не взимают плату. Вам больше не нужно платить за дополнительные телефонные номера, которые используются в качестве опрокидывающихся линий. Вы платите только за то, что вам действительно нужно, а дополнительные телефонные номера с прямым набором стоят всего 1 доллар. Модель оплаты за использование позволяет снизить затраты и эффективно масштабировать.

СвязанныйПочему Вы не должны Платить за Пользователя за Телефонную систему VoIP

Создайте поток вызовов для маршрутизации входящих вызовов

Самое интересное в настройке бизнес-услуги VoIP — это разработка Call Call. Поток вызовов представляет собой визуальное отображение функций, говорит вашей телефонной системы , как обращаться на входящие вызовы. Вы можете управлять потоками вызовов прямо через веб-сайт из любой сети.

Потоки вызовов — это многофункциональные, с настраиваемыми решениями для маршрутизации вызовов в ваш бизнес.

Вот некоторые из функций самообслуживания.

Меню телефона / Автосекретарь

С помощью Call Flow вы можете создать профессиональное меню телефона, которое приветствует ваших абонентов и направляет их нужному сотруднику или отделу. Телефонные меню, которые также называются автосекретарями, являются основными в решениях для делового общения.

Телефонные меню могут сэкономить много времени, отвечая на общие вопросы. Вы можете настроить объявления для предоставления информации, такой как рабочее время, адрес и т. Д. Например, нажмите 4, чтобы узнать наше рабочее время, нажмите 5 для нашего адреса и нажмите 0, чтобы поговорить с кем-то.

Еще один бонус с наличием меню телефона заключается в том, что оно удерживает телемаркетеров и робокалл.

Очереди вызовов

Очереди являются обязательной функцией для линий поддержки клиентов и сред типа телефонного центра. Очередь переводит звонящих в режим удержания до тех пор, пока не станет доступен следующий агент Вы можете загрузить пользовательскую музыку для удержания, записать вызовы и объявить позицию звонящего.

Поскольку Telzio — это интернет-решение для телефона, вы можете направлять звонки из очереди удаленным сотрудникам в любом месте.

Охотничьи Группы

Группы поиска позволяют вам направлять звонки людям или командам в определенном порядке. По сути, система направляет входящие вызовы, чтобы выследить линии, пока они не достигнут места назначения, в зависимости от ваших предпочтений. Например, у вас могут быть входящие вызовы, сначала попробуйте Кэти, и если Кэти не отвечает в течение 30 секунд, то вызов пытается Берт, а если Берт не отвечает, то вызов переходит к следующему человеку, и так далее.

Custom Hold Music

В дополнение к широкому выбору параметров удержания музыки по умолчанию, вы также можете загрузить свою собственную музыку удержания в свою телефонную систему. Это означает, что вы также можете добавить удерживающие сообщения для абонентов, которые будут слышать, пока они ожидают подключения.

Голосовая почта на электронную почту

Помимо голосовой почты пользователя для индивидуальных добавочных номеров и прямых телефонных номеров, вы можете создать основную голосовую почту компании. Голосовая почта компании может быть направлена ​​любому пользователю, группе или электронной почте.

Также включена передача голосовой почты, которая отображает голосовую почту как текст, отправленный на вашу электронную почту.

Рабочие часы / Маршрутизация вызовов по расписанию

Маршрутизация вызовов по расписанию позволяет маршрутизировать вызовы по-разному в зависимости от дня и времени. Например, вы можете настроить все звонки в обычное рабочее время для звонка в ваш офис, а в нерабочее время вы можете направить вызовы на автоответчик или голосовую почту. Вы также можете использовать эту функцию для создания различных расписаний операторов. Например, все звонки в понедельник, среду и пятницу направляются на Сэнди, а звонки на вторник и четверг — на Ханну.

Гибкость этой функции позволяет вам создавать довольно сложные графики по мере необходимости.

Конференц-мосты

Вы можете включить аудиоконференцию на любом номере телефона, добавив мост конференц-связи в ваш поток вызовов. Возможность принимать конференц-звонки — это еще одна функция, включенная в бизнес-телефон VoIP.

Настройте IP-телефоны и / или виртуальные телефоны

Телефоны VoIP или IP-телефоны — это настольные телефоны, которые выглядят как обычные офисные телефоны, но подключаются через Интернет, а не через аналоговый телефонный разъем.

Настроить IP-телефоны очень просто. Все, что вам нужно сделать, это подключить их.

Если у вас уже есть IP-телефоны от другого провайдера, вы все равно можете использовать.

WebPhone представляет собой виртуальный телефон, который встроен в сайт. Вам не нужно загружать приложение для настольного компьютера, чтобы использовать его, поскольку вы можете получить к нему доступ, просто войдя в Telzio.com. Как и настольный телефон, вы можете переводить вызовы в режим удержания и переводить вызовы с помощью онлайн-панели.

Как с IP-телефонов, так и с веб-телефонами пользователи могут находиться в любом месте. Телефоны не обязательно должны быть в одной сети.

В конечном счете, IP-телефоны будут обеспечивать наиболее надежное качество вызовов, когда они подключены напрямую к сети. Большинство компаний используют гибридную установку, состоящую из настольных и мобильных устройств, в зависимости от потребностей пользователей.

Интеграция с другими приложениями

Одним из уникальных преимуществ VoIP-систем перед стационарными телефонами является возможность интеграции вашей телефонной системы с другими бизнес-приложениями. Наиболее распространенными являются интеграции CRM.

Другие полезные интеграции, которые вы можете настроить с помощью вашей системы VoIP-телефона, включают:

  • Интеграция в командный чат со Slack
    Вы можете интегрировать со Slack, чтобы при каждом пропущенном звонке или новой голосовой почте вы получали уведомление в Slack.
  • Интеграция хранилища с Google Drive / Dropbox
    Вы можете интегрировать с вашим облачным хранилищем, чтобы сделать несколько вещей. Например, вы можете автоматически сохранять записи вызовов из вашей телефонной системы на накопитель.
  • Интеграция платежного процессора с Stripe
    Вы можете интегрировать с Stripe для сбора платежей по телефону за пожертвования, услуги, заказы на покупку и т. д.
  • Интеграция с Google Sheets
    Вы можете интегрировать с электронными таблицами Google, чтобы сделать несколько вещей. Например, вы можете импортировать данные о своих вызовах, чтобы оценить производительность центра обработки вызовов.

Интеграция требует немного больше технической работы, чем настройка самой телефонной системы, и может потребовать настройки ИТ-специалиста или программиста.

Начало работы с VoIP

Единственные две вещи, которые вам нужны для настройки системы VoIP-телефона, — это базовое подключение к Интернету и компьютер. Для телефонной системы аппаратного обеспечения не требуется. Единственное дополнительное оборудование, это настольные телефоны.

С веб-телефоном и мобильным приложением вы можете полностью отказаться от настольных телефонов. Вам даже не нужно находиться в том же месте, что и ваш офис, чтобы настроить телефонную систему. В зависимости от того, насколько сложными вам будут ваши настройки, вы можете за несколько минут начать работу с полной системой бизнес-телефонии.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector