Использование VoIP: что нужно учитывать?

Поставщики услуг VoIP телефонии произвели революцию в отрасли. Ваш малый бизнес может использовать эти функции для того, чтобы предоставлять более качественные услуги клиентам; расширять возможности ваших сотрудников – возможностью отвечать на телефонные звонки за пределами офиса.

Что такое VoIP телефон

Вместо медных проводов, телефонные службы VoIP используют существующее интернет-подключение, для обработки и передачи голоса. Если вы использовали Skype для телефонного звонка, значит уже знакомы с технологией VoIP. Skype обычно используют частные лица. Сервисы, такие как Nextiva и Vonage, используют те же технологии, но в более широком масштабе для бизнеса.

Системы VoIP предоставляют многофункциональные и технически совершенное решение для телефона. Они легко настраиваются, устанавливаются, ими легко управляють. Как правило, являются более экономичным вариантом, с традиционными стационарными системами. Технология, лежащая в основе услуг VoIP, также означает, что они могут предлагать функции, недоступные традиционным стационарным телефонам.

Мобильность

Услуги VoIP позволяют использовать ваш мобильный телефон в качестве расширения вашего офисного телефона, что расширяет вашу телефонную систему практически везде, где вы находитесь. Вы можете переадресовывать звонки, чтобы принимать их в любом месте. Совершать и принимать вызовы с вашего телефонного номера в офисе. Это огромное преимущество для людей, которые посещают клиентов, таких как менеджеры по продажам или учетным записям, а также удаленных сотрудников.

Портативность

Технология VoIP позволяет вам использовать любой телефон или даже компьютер в качестве личного добавочного номера. Это означает, что вы не ограничены в совершении или получении вызовов на вашем рабочем столе.

Гибкость

Облачные услуги VoIP позволяют вам войти в свою учетную запись с вашего компьютера или приложения для смартфона. Управлять вашей телефонной системой на лету, в том числе тем, как звонки маршрутизируются и обрабатываются. Например, вы можете использовать расширенные функции маршрутизации, чтобы настроить повторяющееся расписание, в котором звонки будут перенаправляться на ваш мобильный телефон по вечерам и выходным.

Доступность

Большинство поставщиков услуг VoIP предлагают расширенные функции доступности, такие как преобразование голосовой почты в текст и отправку вам текстового сообщения или электронной почты, что может быть особенно полезным для людей с нарушениями слуха.

Интеграции

Например: функция преобразования голоса в текст означает, что ваша система VoIP может быть интегрирована со сторонними приложениями. Так, например, при получении входящего вызова ваша CRM может автоматически сканировать номер и отображать любые соответствующие данные, которые вы связали с ним.

Вопросы, которые следует рассмотреть перед настройкой системы VoIP-телефона

Вот несколько вопросов, которые вы должны рассмотреть, прежде чем настраивать систему VoIP-телефона

Какой провайдер услуг VoIP телефонии подходит вам?

Какого провайдера услуг VoIP-телефонии вы выберете в качестве партнера, будет зависеть от ряда факторов:

• доступные функции, которые вы будете использовать
• простота использования
• поддержка клиентов, которую они предлагают
• стоимость услуг – ежемесячная оплата, поминутная тарификация, международные звонки и почее.

Сколько VoIP-телефонов может поддерживать ваше интернет-соединение?

Поскольку технология VoIP преобразует ваш голос в данные, качество ваших телефонных звонков зависит от скорости и стабильности вашего интернет-соединения. Перед установкой службы VoIP-телефона для малого бизнеса важно измерить способность вашего интернет-соединения.

Какие телефоны VoIP лучше всего подходят для вашего бизнеса?

После того, как вы выбрали оптимального провайдера услуг телефонии VoIP, следующий шаг – снабдить ваш персонал телефонами. Это могут быть настольные телефоны, телефоны конференц-зала или оба варианта.

VoIP-телефоны обычно напоминают ваши традиционные стационарные телефоны, но они часто включают в себя более широкий набор функций. Что более важно, подключаются к интернет-соединению, а не к традиционной телефонной линии.

Вы хотите представить свою компанию как небольшой бизнес или большую компанию?

В зависимости от вашей отрасли и типов клиентов, вы можете получить большую выгоду, представив себя в качестве небольшого предприятия или более крупной компании. Малый бизнес может создать впечатление более персонализированного обслуживания, в то время как большая компания проектирует авторитет и стабильность.

Вот несколько факторов, которые могут повлиять на восприятие бизнеса вашим клиентом:

Голос компании

Должен ли глава вашего бизнеса или другой известный сотрудник быть голосом вашей телефонной системы, или вы должны нанять голосового актера для записи профессионального приветствия? Если клиенты интересуются вашими услугами регулярно, то профессиональная запись заставит их думать, что вы корпорация с сотнями сотрудников. С другой стороны, если вы обслуживаете другие компании, которые никогда не увидят ваш офис, профессиональный голос может положительно повлиять на их мнение.

Открытие меню

Почти все крупные поставщики бизнес-услуг VoIP предоставляют вам возможность настроить телефонное меню входящего вызова с опцией каталога по имени. Меню входящего вызова предоставляет вашему бизнесу три важные функции, помогающие управлять входящими телефонными звонками:

1. Меню вызова («Нажмите 1 для продажи, нажмите 2 для обслуживания клиентов и т. Д.»)
2. Каталог по имени для звонящих, чтобы связаться с вашими сотрудниками напрямую
3. Возможность маршрутизации вызовов на основе определенных вами правил

Кроме того, хотите ли вы, чтобы звонившие могли иметь возможность связаться с различными отделами:

• отдел продаж
• поддержки
• выставления счетов.

Чем больше вариантов вы дадите, тем больше будет ваша компания. Однако дополнительные параметры также могут повысить вероятность того, что вызовы будут отменены до их завершения.

Запись звонков

Ничто не говорит крупной корпорации, как телефонное объявление: «Ваш звонок может быть записан в целях обучения и контроля качества». Однако, если у вас нет действительно веской причины для записи звонков, это может принести больше вреда. Кроме того, стоит обратить внимание на закон.

Вы хотите управлять всеми своими звонками одинаково?

Каждое предприятие должно решить, как распределить свои ограниченные ресурсы. Например, вы хотите, чтобы ваши клиенты звонили? Существуют ли определенные категории клиентов или запросы, которые вы хотите расставить по приоритетам над другими?

В 80% случаев общение с человеком в качестве консультанта, уже положительно оценивается клиентом. Конечно, каждый случай индивидуален. Вы можете попросить своих абонентов искать информацию на веб-сайте вашего бизнеса.

Вот некоторые вопросы, которые следует учитывать при настройке телефонной системы:

• По каким причинам люди интересуются вашими услугами?
• Должен ли их тип запроса обрабатываться конкретным человеком, группой людей или есть лучшая альтернатива?
• Какие типы вызовов преимущественно обрабатывать  человеком?
• Есть ли определенные время или ситуации, когда происходит наплыв входящих звонков? Как вы хотите справиться с этим увеличением спроса?
• Вы хотите, чтобы сотрудники принимали и совершали деловые звонки, находясь вне офиса?

Ответы на эти вопросы помогут вам разработать или план обработки входящих звонков.

Например, когда клиент выбирает опцию, его звонок может быть направлен конкретному человеку или команде. Вызов может перенаправляться сразу по нескольким внутренним номерам, чтобы первый доступный абонент мог ответить. И если на вызов в течение определенного количества звонков не будет ответа, его можно автоматически переадресовать другому лицу или группе, на дополнительный номер телефона, например, на мобильный телефон.

Вывод

Настройка службы VoIP-телефона, будет одним из необходимых этапов работы. Однако первоначально стоит уделить немного времени анализу потребностей вашего бизнеса и их соответствия характеристикам и ценам каждого поставщика. Ответьте на бумаге на приведенные выше вопросы, найдите лучшего поставщика услуг VoIP-телефона и будьте уверены в своей подготовке.

Дата публикации: 19.01.2019