Что такое софтфон, зачем нужен и как его использовать?

Вы знаете о настольных телефонах, вы знаете о сотовых телефонах, но как насчет софтфонов? В отличие от настольных телефонов, которые требуют реального оборудования и головной боли при настройке проводки, программный телефон – это просто программное обеспечение (вы видите, откуда взято имя), которое функционирует как настольный телефон для бизнеса, но может быть загружено на любое устройство с поддержкой Интернета.

Помимо очевидного бонуса приведения бизнес-телефонии в цифровую эпоху, софтфоны представляют целый ряд преимуществ, которые настольные телефоны не могут поддерживать.

Все о софтфонах: приложения, веб-телефоны и устройства

Давайте уберем пару спецификаций.

Программный телефон: интернет-телефон, который можно использовать на любом устройстве IoT – в веб-браузере, настольном приложении или мобильном приложении.

Веб-телефон: Интернет-телефон, который можно использовать только в веб-браузере.

Все веб-телефоны являются программными телефонами, но не все программные телефоны являются веб-телефонами. Помните класс геометрии и узнаете, как все квадраты являются прямоугольниками, но не все прямоугольники являются квадратами? Та же идея применима и здесь. Веб-телефоны могут быть трудно отличить от вашего обычного веб-приложения для аудио / видео чата, но в отличие от этих приложений, веб-телефоны могут подключать вызовы к телефонной сети общего пользования (телефонная сеть общего пользования).

Программные телефоны созданы для любой платформы, которая обрабатывает интернет-приложения. Вы можете использовать программный телефон в браузере или загрузить его на рабочий стол или на свой смартфон. Приложение софтфона OnSIP, во всех его формах, бесплатно для всех клиентов OnSIP.

Forbes прогнозирует, что в ближайшем будущем рабочая сила будет удалена на 50 процентов. Для людей, которым нужно бегать по разным местам работы или которым нужно оставить работу, чтобы забрать ребенка, но у которых еще есть работа, наличие софтфона под рукой обеспечивает такую ​​гибкость.

Краткая история софтфона

Возможно, вы впервые слышите термин «софтфон», но, скорее всего, вы уже использовали один или хотя бы знаете его. Можно утверждать, что первый софтфон VoIP был выпущен в 1991 году, когда Джон Уолкер выпустил NetFone, теперь известный как Speak Freely, в открытом доступе.

Брайан С. Уайлс (Brian C. Wiles) приблизился в 1989 году, когда он разработал первый программный телефон, использующий передачу голоса по Ethernet. Сегодня история Брайана знакома: он просто хотел поговорить со своими друзьями, пока они играли в компьютерные игры друг против друга. Он и Джон работали вместе, чтобы превратить Speak Freely в первый в мире известный софтфон VoIP.

Вот где VoIP действительно поразил мейнстрим: Брайан изобрел технологию, стоящую за Skype, в начале августа. Одноранговые звонки через Интернет, позже с помощью видеозвонков, сделали Skype программным телефоном насквозь. С ростом VoIP технология интерактивных видеоигр также достигла новых высот. Если вы когда-нибудь общались с кем-то во время игры в Call of Duty , вы можете поблагодарить геймеров 1980-х за разработку этой технологии!

В наши дни программные телефоны являются еще одним интерфейсом на вашем устройстве, и инновации продолжаются.

VoIP Softphone бизнес-преимущества

Программные телефоны имеют множество преимуществ в деловом мире: они дешевле, чем традиционные настольные телефоны, они хранят личные телефонные номера сотрудников в тайне и обеспечивают гибкость удаленной работы.

Экономьте деньги с программными телефонами

Основным преимуществом, связанным с программными телефонами, является стоимость, без сомнения. Для малых предприятий и стартапов, которым необходимо экономить на накладных расходах, программные телефоны сокращают стоимость новых телефонов и дорогих настольных телефонов. Настольные IP-телефоны стоят от 50 до 150 долларов каждый. Для компаний с сотрудниками, которые находятся в дороге или регулярно работают на сайтах клиентов, программные телефоны исключают необходимость использования нескольких неиспользуемых телефонов, занимающих место на стойках. Но льготы на этом не заканчиваются.

Держите ваш личный номер в секрете

В наш век осведомленности о конфиденциальности наличие софтфона на вашем личном телефоне означает, что вам не придется жертвовать конфиденциальностью своего личного номера клиентам, поскольку софтфоны используют ваш SIP-адрес. Загрузка телефонного приложения на телефон может показаться странным, но наличие программного телефона означает, что ваше устройство может сказать вам, являются ли входящие неизвестные номера рабочими или личными. По сути, программные телефоны позволяют вам поддерживать дуальность «разделения церкви и государства» на вашем персональном устройстве.

Работать откуда угодно

Софтфоны также не позволяют сотрудникам взимать плату за свои личные телефоны, когда они находятся далеко от своих рабочих мест или регулярно совершают междугородние звонки.

Предполагается, что технологии сделают нашу жизнь проще, бизнес будет более масштабируемым, а все станет более рациональным. Но это работает, только если мы обновляем нашу технологию по мере ее развития. Софтфоны – это следующий эволюционный шаг после настольных телефонов. Больше не привязанный к нашим рабочим столам, способный хранить наши полнофункциональные бизнес-телефоны в наших карманах, в считанные секунды от видеоконференций – список можно продолжать.

Что касается сотрудников, то мы все равно практически подключены к нашим смартфонам в наши дни, так почему бы не превратить их в двойные персональные / рабочие телефоны? И с появлением коворкинг-площадок традиционная концепция назначенного стола отошла на второй план.

Если у вас нет установленного рабочего стола, где вы настраиваете свой настольный телефон? Где люди достигают тебя? Наличие софтфона означает, что ваше персональное устройство является полнофункциональным деловым телефоном, поэтому вы можете взять с собой работу, где бы вы ни работали в любой день.

Какой VoIP Softphone является лучшим?

Прежде чем OnSIP запустил свой собственный софтфон, мы рассмотрели сторонние приложения для софтфонов для наших пользователей. Большинство из этих приложений взимают лицензионную плату, которая зачастую все еще значительно ниже, чем обычная телефонная связь, но они часто включают дополнительную плату за доступ к основным функциям телефона, таким как перевод звонков или голосовая почта на электронную почту.

Кроме того, без мощных наушников и громкоговорителей качество вызовов софтфона может быть не таким высоким, как у настольного телефона с поддержкой голоса высокой четкости.

После того, как мы рассмотрели эти приложения для софтфонов, мы решили создать наше собственное приложение, чтобы создать бесплатный софтфон для наших пользователей по системе «все включено», который бы удовлетворял любые потребности бизнес-телефонов. Поскольку мы создали его с нуля, мы смогли создать, как нам кажется, лучшее приложение для софтфона, которое включает в себя поддержку HD-голоса.

10 основных функций софтфона

Независимо от того, каким программным телефоном вы пользуетесь, он должен иметь 10 основных функций программного телефона:

1. Каталог контактов . Ваш программный телефон должен иметь список контактов. Никаких «если», «и» или «но» об этом. Отличный способ протестировать новый софтфон – выяснить, насколько просто импортировать существующие контакты и создавать новые.
2. Внутренний набор номера: поскольку деловые программные телефоны должны быть такими же функциональными, как настольные телефоны, они должны иметь возможность подключаться к коллегам с помощью добавочного номера, особенно для присоединения к конференциям.
3. Переадресация вызова. Программный телефон бизнес-класса должен иметь возможность легко передавать вызовы, будь то на другой добавочный номер, на внешнюю линию или на ту же линию, но на другое устройство.
4. Удержание вызова . Помимо управления несколькими вызовами, ваш программный телефон должен отображать, сколько времени удерживаются различные вызовы, чтобы вы знали, к кому обратиться в первую очередь.
5. Идентификатор вызывающего абонента : Немного легкомысленно, потому что какая польза от современного приложения для телефона, если оно не говорит вам, кто звонит по вашему бизнесу? Узнайте, насколько детализирован идентификатор вызывающего абонента в приложении: просто номер, имя и номер, тип номера и т. Д.
6. Трехсторонняя конференц-связь: не совсем то же самое, что конференц-мост, трехсторонняя конференц-связь просто означает, что третье лицо присоединяется к обычному вызову. Не все программные телефоны имеют эту типичную функцию настольного телефона, и не все браузеры поддерживают ее, поэтому обязательно узнайте.
7. Присутствие: это не должно быть необычным, но любой хороший софтфон должен сообщать вам, какие сотрудники доступны или нет.
8. Регулировка громкости и отключение звука: софтфоны отлично подходят для своей мобильности, но это также означает, что вы не можете быть в идеальном месте, чтобы принять вызов. Хорошие софтфоны должны иметь регулятор громкости и отключение звука.
9. DTMF (панель набора номера). Некоторые программные телефоны исключили панель набора номера в качестве основного интерфейса в пользу более современного внешнего вида своего приложения, но это жизненно важная функция для телефонных меню и ПИН-кодов конференций.
10. Видеозвонки: Видеозвонки чрезвычайно важны для команд с удаленными участниками, поскольку они обеспечивают визуальное присутствие и облегчают совместную работу. Убедитесь, что выбранный вами софтфон может включать или отключать подачу видео по желанию во время разговора.

Сравнение приложений софтфона

Когда речь идет о том, какую платформу программного телефона использовать вместо настольного телефона, у вас есть три основных варианта: приложение для мобильного телефона, приложение для настольного компьютера или веб-телефон. В эту эпоху VoIP практически все платформы должны иметь одинаковые функции и функциональность, поэтому выбор действительно сводится к личным предпочтениям или удобству.

Мобильное приложение Softphone и настольные телефоны

Основной и наиболее очевидный вызов между софтфонами мобильных приложений и настольными телефонами – это гибкость. Мобильный телефон … ну, в конце концов, мобильный. Возможность иметь на своем телефоне небольшое приложение с такой же функциональностью, а затем и такое же, как у огромного аппаратного обеспечения на вашем столе, – это огромное изменение игры для трудолюбивых людей, которые всегда в пути. Некоторые особенности включают в себя:

• Не ограничиваясь только контактами VoIP: на устройствах iOS вы можете звонить контактам с телефона через приложение OnSIP, а также через стандартное приложение телефона.
• Избранное: поместите ваши самые распространенные контакты в список избранного, который включает присутствие в реальном времени.
• Передача устройства: вы можете легко передавать вызовы между устройствами. Звонил во время обеда? Перенесите его в настольное приложение и гарнитуру, когда вернетесь в офис.

Вспомните первые дни Skype, когда все еще царили стационарные телефоны. Вы бы предпочли взять трубку, которая подключает вас к вашему столу, или щелкнуть имя в настольном приложении? Какой из них имеет более понятный интерфейс и даже позволяет вам вести видеочат с человеком на другом конце линии? Настольные программные телефоны похожи на Skype в этой ситуации, но с функциями телефона бизнес-класса, возможностями совместной работы и инструментами контроля очереди.

Веб-браузер Softphone и настольные телефоны

Использование софтфона в веб-браузере, также известного как веб-телефон, имеет свои преимущества по сравнению с настольными телефонами. В OnSIP браузера приложение функционирует подобно своего настольного коллеги , но представляет собой надежную комбинацию интерфейса настольного приложения и гибкость мобильного приложения: До тех пор , пока у вас есть ваш Войти под рукой, вы можете войти в WebPhone с любого устройства.

Время автономной работы смартфона в наши дни оставляет желать лучшего, поэтому знание о том, что вы можете одолжить устройство у друга или использовать общедоступный компьютер, является приятным вариантом.

К счастью, нет необходимости выбирать среди софтфонов. На самом деле, вы можете взаимозаменяемо использовать все три. Программные телефоны OnSIP позволяют передавать вызовы между устройствами, поэтому переход с мобильного телефона на настольное приложение проще, чем игнорирование уведомлений об обновлениях Apple в верхнем углу экрана.

Скажем, вам звонят, когда вы берете ланч. Вы можете ответить на свой мобильный телефон с наушниками, а затем, как только вы вернетесь к своему рабочему столу, вы можете переключиться на другую версию приложения и гарнитуру. Наши торговые представители постоянно переключаются между приложениями для софтфонов и любят гибкость.

Что может сделать софтфон?

Поскольку спрос на софтфоны  продолжает расти, различные разработчики создали множество систем с разнообразными функциями, включая те, которые поставляются с реальными телефонами. Некоторые из них очень простые, но другие обладают обширными функциями, которые дают вам контроль, необходимый для делового общения. С программным телефоном у вас есть интерфейс на устройстве по вашему выбору, чтобы вы могли:

• Делать, принимать и переводить звонки
• Управляйте своими контактами
• Установите ожидание вызова и не мешайте настройкам
• Обновить правила для переадресации вызовов
• Перенаправлять звонки
• Звонок одним кликом
• И более

Зачем нужен софтфон?

Посмотрите, что вы тратите на оборудование связи, техническое обслуживание и поддержку. Затем выясните, что вы тратите каждые несколько лет на обновление. Затраты могут вырасти в стратосферу.

С VoIP и программным телефоном вы можете сократить все эти расходы и, как правило, просто платить за место, плюс стоимость любых дополнительных функций, которые вам нужны. Помимо снижения ваших расходов, вы можете ожидать:

• Более низкие ежемесячные расходы на обслуживание и международные звонки
• Расширенные функции вызова – даже видеоконференции
• Добавить или удалить телефоны с легкостью
• Возможность работать из любого места и при этом иметь один и тот же номер телефона с теми же функциями
• Представить единый и профессиональный имидж компании
• Такие параметры, как центры обработки вызовов, транскрипция голосовой почты на электронную почту и интеграция с CRM

Есть еще одна причина, по которой вам нужен софтфон.

Согласно недавнему  исследованию Deloitte, голосовая связь, по прогнозам, будет продолжать снижаться, и к 2019 году на нее будет приходиться только 47% взаимодействия с клиентами. Это связано с тем, что многие люди предпочитают отправлять текстовые сообщения или использовать приложение чата, а не поднимать трубку телефона. С VoIP и программным телефоном вы можете добавить эти функции и понравиться всем, что позволяет клиентам общаться так, как они хотят.

Кто использует софтфоны?

Программные телефоны часто являются мудрым решением для предприятий, которые стремятся к  повышению производительности, эффективности и унификации связи. Маленький, средний или большой. Действительно, компания любого размера, которая имеет:

• Отдельные провайдеры для голосовой связи, обмена сообщениями, проведения конференций и записи разговоров
• Дистанционные
• Персонал, который путешествует
• Сотрудники колл-центра
• Несколько мест
• Необходимость совершать частые междугородние звонки
• Желание выглядеть больше, чем они могли бы быть на самом деле
• Необходимость записывать звонки в учебных целях
• Служба поддержки клиентов

Из офиса? Не позволяйте путешествиям влиять на качество обслуживания ваших клиентов.

Вариант использования № 1

Важная перспектива звонит, пока ваш руководитель путешествует. Звонок идет на голосовую почту, но потенциальный клиент нетерпелив. Он вешает трубку и звонит вашему конкуренту. С программным телефоном звонок мог быть перенаправлен кому-то другому, и эта перспектива могла бы стать клиентом.

Вариант использования № 2

Уважаемый клиент звонит продавцу, с которым он работал, потому что у него техническая проблема. Отдел продаж не может ответить на вопрос, но также не может перевести звонок. Клиент сердится и расстраивается, когда ему приходится вешать трубку и звонить по другому номеру. Программный телефон повышает качество обслуживания клиентов.

Вариант использования № 3

У вас есть несколько офисов, обслуживаемых различными провайдерами, и все с разными системами. Вам нужен телефонный персонал в каждом месте, чтобы решить проблемы с оборудованием. Размещенная система VoIP с программным телефоном устраняет потребность в персонале, экономит ваши деньги и поддерживает порядок в рабочем состоянии.

Некоторые предприятия не готовы отказаться от настольных телефонов и перейти непосредственно к компьютерным вызовам. Все в порядке. Вы можете использовать физический телефон VoIP с технологией программного телефона. Телефоны VoIP варьируются от начального уровня до сложных и могут поставляться с конференц-пультами, беспроводными телефонами и сопутствующими консолями.

Прежде чем выбрать программный телефон

Вы можете подумать, что телефон – это телефон. В некоторых случаях вы правы, но это еще не все. Ваш провайдер VoIP услуг  – это то, что будет иметь значение, если вы любите телефонную связь или ненавидите ее.

• Если ваш провайдер просто использует несколько интернет-провайдеров, ваш звонок может вызывать задержки и дрожание.
• Если ваш провайдер просто подключает вас к телефонам и предоставляет вам их, могут возникнуть проблемы.
• Если вы делитесь своим интернет-соединением с помощью голоса и данных, вы можете столкнуться с ограничениями и ухудшением.

С другой стороны, если у вас есть выделенное голосовое соединение, вы получите высококачественные голосовые звонки, и если у вас есть команда, готовая поддержать вас 24/7/365, у вас никогда не будет вопросов или вопросов по телефону, оставшихся без ответа.

Как предприятия используют программные телефоны?

Многие компании предпочитают использовать программные телефоны вместо традиционных телефонов, чтобы сэкономить деньги. Поскольку программные телефоны являются программными приложениями, которые можно добавлять к существующим устройствам, нет необходимости в дополнительных вложениях в аппаратное обеспечение телефона.

Поэтому программные телефоны считаются более масштабируемыми, чем другие варианты связи. Согласно SearchUnifiedCommunications.com, «настольный телефон – это относительно дорогая аппаратная часть, которая требует от компании протягивать дополнительные кабели к ячейкам, а настольные телефоны поставляются с определенными накладными расходами на поддержку и обслуживание».

Возможность установить программное обеспечение и приступить к работе практически сразу же кажется гораздо более быстрым и менее дорогостоящим процессом регистрации по сравнению с более ручной настройкой «жесткого телефона». Это большое дело для малых предприятий, которые быстро растут, а также средний и крупный бизнес, который экономит время, не отслеживая физические телефоны.

Преимущества использования софтфонов

• Экономит деньги на жестких телефонах
• Простая маршрутизация и переадресация
• Мониторинг звонков в реальном времени
• Запись звонков и транскрипции
• Интеграция с CRM

Еще одним преимуществом софтфона является то, что он может перемещаться туда, куда уходит человек, которому он нужен. Больше рабочих мест становятся удаленными или дружественными к удаленным сотрудникам. Наличие софтфона, подключенного к ноутбуку сотрудника, означает, что он или она может принимать звонки в офисе, путешествуя или работая из дома. Аналогично, программные телефоны дают пользователям один телефонный номер для приема вызовов независимо от того, какое устройство он или она использует. Больше не нужно раздавать персональные номера мобильных телефонов клиентам. Эти преимущества могут значительно облегчить жизнь небольшим предприятиям, как индивидуальным предпринимателям, так и крупным компаниям с глобальным местоположением.

Есть ли недостатки у софтфонов?

Хотя для использования программного телефона вам не требуется традиционное телефонное оборудование, вам может потребоваться устройство типа гарнитуры с микрофоном и наушниками. Большинство программных телефонов предлагают функцию громкой связи, но не каждый хочет разговаривать со своими компьютерами по громкой связи каждый раз, когда они принимают телефонный звонок.

Поскольку программные телефоны зависят от существующего устройства и подключения к Интернету, в случае сбоя любого из них пользователи не смогут совершать звонки. Если ваш ноутбук выходит из строя или вы теряете интернет-соединение, вам придется прибегнуть к традиционному телефонному устройству. Существуют приложения софтфона, которые используют интеллектуальное устройство в качестве телефона, но постоянное использование (как и в любом приложении) может быстро разрядить батарею устройства.

Что такое VoIP?

Для программных телефонов требуется технология VoIP. VoIP расшифровывается как Voice over Internet Protocol. Такие технологии, как электронная почта и обмен мгновенными сообщениями, помогают революционизировать интернет-коммуникации и прокладывают путь к технологии VoIP. Первоначально разработанный в 1995 году AT & T, VoIP был создан, чтобы избежать расходов, связанных с междугородной и международной связью.

Технология VoIP работает, по сути, разбивая речевую информацию на небольшие фрагменты данных, чтобы передать их в конечный пункт назначения. Там они собраны в телефонные звонки, которые мы слышим. После разработки Skype стал королем своего рода VoIP, позволяя пользователям звонить другим людям в режиме реального времени с помощью технологий передачи голоса и изображений.

Успех VoIP, Skype и аналогичных технологий и продуктов проложил путь к программным телефонам, которые мы используем сегодня в бизнесе и дома. Программные телефоны позволяют компьютерам или интеллектуальным устройствам функционировать как телефоны.

Дата публикации: 28.02.2020