Да, в 2019 году люди все еще отправляют факс. Еще более шокирующим является то, что он по-прежнему играет важную роль в повседневной работе многих предприятий. Юридические документы, медицинские документы и все, что требует подписи, следует отправить по факсу. Однако технологии прошли долгий путь, предоставив предприятиям новый способ отправки факсов, который экономит время и деньги.
Вашему бизнесу больше не нужен обычный факсимильный аппарат для отправки и получения важных документов, требующих подписи, а для отправки факсов больше не требуется набор номеров с кодами города или без них. Верно! Теперь вы можете отправлять факсы, как если бы вы отправляли электронную почту: через Интернет.
Что такое онлайн факс?
Онлайн-факс — это модернизированная версия обычной факсимильной связи. Факсимильная связь через Интернет отправляет факсы в цифровом формате через интернет-соединение с вашего компьютера или мобильного устройства, в то время как для обычной факсимильной связи требуется телефонная линия, а кто-то, стоящий над собственным факсимильным аппаратом, ожидает, возможно, ваше сообщение будет распечатано.
Проще говоря: его гораздо удобнее использовать, что делает его необходимым приспособлением для предприятий всех типов. Плюс, есть ряд поставщиков на выбор.
Рекомендуем: Руководство по отправке факса из Gmail. Вы увидите, насколько легка онлайн-отправка факсов, и вы будете пинать себя за то, что не переключаетесь раньше.
Преимущества онлайн факса
Использование факсов через Интернет дает массу преимуществ по сравнению с обычными, поэтому мы рассмотрим те из них, которые могут показаться очевидными, но о которых стоит упомянуть.
Нет отдельного аппаратного или программного обеспечения: онлайн-факс устраняет необходимость иметь факсимильный аппарат с отдельной выделенной телефонной линией. Меньше оборудования означает меньше проблем; меньше проблем означает меньше времени и денег, потраченных на их устранение.
Снижение затрат на телефон: стоимость телефона неизбежно будет снижаться благодаря тому, что вы больше не будете полагаться на факс с выделенной телефонной линией. Единственная стоимость, кроме вашей ежемесячной подписки, будет за вашу интернет-услугу, которую вы уже должны иметь. Фактически, многие провайдеры Business VoIP предлагают виртуальные факсы в качестве дополнения или части своих услуг.
Добавлена конфиденциальность: онлайн-факсы можно отправлять прямо на вашу электронную почту вместо офисного факсимильного аппарата, к которому у всех есть доступ. Многие факсы содержат юридические документы с важными деталями, которые должны оставаться конфиденциальными. Отправка факсов непосредственно на вашу электронную почту исключает этот потенциальный риск.
Ориентация на электронную почту: онлайн факс сохраняет конфиденциальность, организованность и сокращает расходы на бумагу. Факсы могут быть сделаны через электронную почту. Все, что вам нужно сделать, это просто отправить электронное письмо с номером телефона получателя и указанным доменным именем в адресной строке. Вот наше краткое руководство по отправке факсов непосредственно через Gmail.
Международная отправка факсов: поскольку для онлайн-факсимильной связи не требуется выделенная телефонная линия, ваши данные не передаются через КТСОП, поэтому никаких дополнительных затрат или головной боли не требуется Как и электронная почта, онлайн-факсы могут быть отправлены куда угодно в любое время.
Распределение функций
В зависимости от провайдера, онлайн-факс поставляется с множеством полезных функций, которыми может воспользоваться бизнес. Вот некоторые из важных функций, которые вы действительно не хотите упустить:
Групповая доставка: Групповая доставка приведет к значительному увеличению производительности офиса, позволяя предприятиям отправлять факсы на двадцать различных адресов одновременно. Получатели получат сообщение в свой почтовый ящик.
Мобильность. Возможность планировать, отправлять и получать факсы вне офиса обеспечивает высокую мобильность. Пока у вас есть подключение к интернету, вы можете отправлять и получать факсы. Если сотрудники путешествуют или находятся в пути, больше не нужно тратить время на поиск факсимильного аппарата, чтобы просто отправить или получить один единственный документ. Вы даже можете отправить факс со своего телефона.
Электронные подписи: поскольку факс по-прежнему используется в качестве основного метода обмена юридическими и обязательными документами или контрактами, необходимо иметь функцию цифровой подписи любой формы, которую вам, возможно, придется отправить или получить. С онлайн-факсом пользователи могут подписывать цифровую подпись или легко импортировать свои рукописные подписи.
Проверка на нежелательные факсы. Независимо от того, что в первую очередь использует ваша компания, будь то телефон, электронная почта или факс, спам всегда будет сообщать о своем присутствии. Онлайн-факс помогает устранить проблему, позволяя вашему бизнесу отфильтровывать хорошие адреса от плохих, используя функцию «белого» или «черного» списков.
Большой общий доступ к файлам: когда ваша компания строго использует электронную почту для отправки файлов, вы можете обнаружить, что невозможно отправлять файлы с определенным ограничением размера. Благодаря онлайн-факсу теперь можно отправлять файлы длиной более 100 страниц, а также видео, изображения с высоким разрешением, аудиофайлы и электронные таблицы. В сочетании с групповой доставкой их можно отправить нескольким людям без особых затруднений.
Для более глубокого анализа просмотрите эту статью, в которой перечислены десять мощных онлайн-функций факсимильной связи.
Как видите, большинство из этих провайдеров предлагают множество одинаковых функций; однако, ни один из этих провайдеров не предлагает все, что вы можете искать. Всегда есть компромисс. Опять же, вы, владелец бизнеса, должны решить, что лучше для вашей компании.
Вывод
На данный момент нет причин продолжать использовать обычный факс. Затраты на настройку онлайн-факсимильной связи отсутствуют у ранее упомянутых провайдеров, а их самые дешевые тарифные планы — не более 15 долларов в месяц — некоторые провайдеры даже разрешают клиентам добавлять онлайн-факс в свои существующие сервисы UC.
Если у вашего бизнеса есть безопасное подключение к Интернету, вы можете также перейти на онлайн-факс. Новые технологии открывают двери для новых видов угроз, но поставщики VoIP остаются на вершине этого.
Все преимущества, без недостатков
Вы экономите свое время, ваша конфиденциальность остается неизменной, вы платите меньше, и вы можете обмениваться большими файлами с несколькими людьми одновременно, которые электронные письма могут не обрабатывать.
Факсимильные аппараты занимают место, их ремонт обходится в деньги, они не фильтруют спам, кто-то должен стоять над ним, чтобы получатель получил факс, и вы можете отправить только один документ за один раз по факсу — все это исключено если ваш бизнес готов выйти в интернет.
Кажется, единственная причина, по которой люди все еще пользуются обычными факсами, заключается в том, что они не знают, что такое факсимильная связь через Интернет. Я не вижу никакой реальной выгоды от наличия выделенного факсимильного аппарата в офисе. Найдите поставщика, который наилучшим образом соответствует потребностям вашей компании, и воспользуйтесь преимуществами онлайн-факса, и вам никогда не придется оглядываться назад.
