Вашему бизнесу больше не нужен обычный факсимильный аппарат для отправки и получения важных документов, требующих подписи, а для отправки факсов больше не требуется набор номеров с кодами города или без них. Верно! Теперь вы можете отправлять факсы, как если бы вы отправляли электронную почту: через Интернет.

Онлайн-факс: каковы преимущества использования в наши дни

Что такое онлайн факс?

Онлайн-факс – это модернизированная версия обычной факсимильной связи. Факсимильная связь через Интернет отправляет факсы в цифровом формате через интернет-соединение с вашего компьютера или мобильного устройства, в то время как для обычной факсимильной связи требуется телефонная линия, а кто-то, стоящий над собственным факсимильным аппаратом, ожидает, возможно, ваше сообщение будет распечатано.

Проще говоря: его гораздо удобнее использовать, что делает его необходимым приспособлением для предприятий всех типов. Плюс, есть ряд поставщиков на выбор.

Рекомендуем: Руководство по отправке факса из Gmail. Вы увидите, насколько легка онлайн-отправка факсов, и вы будете пинать себя за то, что не переключаетесь раньше.

Преимущества онлайн факса

Использование факсов через Интернет дает массу преимуществ по сравнению с обычными, поэтому мы рассмотрим те из них, которые могут показаться очевидными, но о которых стоит упомянуть.

Нет отдельного аппаратного или программного обеспечения: онлайн-факс устраняет необходимость иметь факсимильный аппарат с отдельной выделенной телефонной линией. Меньше оборудования означает меньше проблем; меньше проблем означает меньше времени и денег, потраченных на их устранение.

Читать также:  Как отправить факс с телефона?

Снижение затрат на телефон: стоимость телефона неизбежно будет снижаться благодаря тому, что вы больше не будете полагаться на факс с выделенной телефонной линией. Единственная стоимость, кроме вашей ежемесячной подписки, будет за вашу интернет-услугу, которую вы уже должны иметь. Фактически, многие провайдеры Business VoIP предлагают виртуальные факсы в качестве дополнения или части своих услуг.

Добавлена ​​конфиденциальность: онлайн-факсы можно отправлять прямо на вашу электронную почту вместо офисного факсимильного аппарата, к которому у всех есть доступ. Многие факсы содержат юридические документы с важными деталями, которые должны оставаться конфиденциальными. Отправка факсов непосредственно на вашу электронную почту исключает этот потенциальный риск.

Ориентация на электронную почту: онлайн факс сохраняет конфиденциальность, организованность и сокращает расходы на бумагу. Факсы могут быть сделаны через электронную почту. Все, что вам нужно сделать, это просто отправить электронное письмо с номером телефона получателя и указанным доменным именем в адресной строке. Вот наше краткое руководство по отправке факсов непосредственно через Gmail.

Международная отправка факсов: поскольку для онлайн-факсимильной связи не требуется выделенная телефонная линия, ваши данные не передаются через КТСОП, поэтому никаких дополнительных затрат или головной боли не требуется Как и электронная почта, онлайн-факсы могут быть отправлены куда угодно в любое время.

Распределение функций

В зависимости от провайдера, онлайн-факс поставляется с множеством полезных функций, которыми может воспользоваться бизнес. Вот некоторые из важных функций, которые вы действительно не хотите упустить:

Групповая доставка: Групповая доставка приведет к значительному увеличению производительности офиса, позволяя предприятиям отправлять факсы на двадцать различных адресов одновременно. Получатели получат сообщение в свой почтовый ящик.

Читать также:  Получить факс: Можно ли использовать SIP-транкинг для отправки факсов?

Мобильность. Возможность планировать, отправлять и получать факсы вне офиса обеспечивает высокую мобильность. Пока у вас есть подключение к интернету, вы можете отправлять и получать факсы. Если сотрудники путешествуют или находятся в пути, больше не нужно тратить время на поиск факсимильного аппарата, чтобы просто отправить или получить один единственный документ. Вы даже можете отправить факс со своего телефона.

Электронные подписи: поскольку факс по-прежнему используется в качестве основного метода обмена юридическими и обязательными документами или контрактами, необходимо иметь функцию цифровой подписи любой формы, которую вам, возможно, придется отправить или получить. С онлайн-факсом пользователи могут подписывать цифровую подпись или легко импортировать свои рукописные подписи.

Проверка на нежелательные факсы. Независимо от того, что в первую очередь использует ваша компания, будь то телефон, электронная почта или факс, спам всегда будет сообщать о своем присутствии. Онлайн-факс помогает устранить проблему, позволяя вашему бизнесу отфильтровывать хорошие адреса от плохих, используя функцию «белого» или «черного» списков.

Большой общий доступ к файлам: когда ваша компания строго использует электронную почту для отправки файлов, вы можете обнаружить, что невозможно отправлять файлы с определенным ограничением размера. Благодаря онлайн-факсу теперь можно отправлять файлы длиной более 100 страниц, а также видео, изображения с высоким разрешением, аудиофайлы и электронные таблицы. В сочетании с групповой доставкой их можно отправить нескольким людям без особых затруднений.

Для более глубокого анализа просмотрите эту статью, в которой перечислены десять мощных онлайн-функций факсимильной связи.

Как видите, большинство из этих провайдеров предлагают множество одинаковых функций; однако, ни один из этих провайдеров не предлагает все, что вы можете искать. Всегда есть компромисс. Опять же, вы, владелец бизнеса, должны решить, что лучше для вашей компании.

Читать также:  Как отправить факс онлайн используя Gmail

Вывод

На данный момент нет причин продолжать использовать обычный факс. Затраты на настройку онлайн-факсимильной связи отсутствуют у ранее упомянутых провайдеров, а их самые дешевые тарифные планы – не более 15 долларов в месяц – некоторые провайдеры даже разрешают клиентам добавлять онлайн-факс в свои существующие сервисы UC.

Если у вашего бизнеса есть безопасное подключение к Интернету, вы можете также перейти на онлайн-факс. Новые технологии открывают двери для новых видов угроз, но поставщики VoIP остаются на вершине этого.

Все преимущества, без недостатков

Вы экономите свое время, ваша конфиденциальность остается неизменной, вы платите меньше, и вы можете обмениваться большими файлами с несколькими людьми одновременно, которые электронные письма могут не обрабатывать.

Факсимильные аппараты занимают место, их ремонт обходится в деньги, они не фильтруют спам, кто-то должен стоять над ним, чтобы получатель получил факс, и вы можете отправить только один документ за один раз по факсу – все это исключено если ваш бизнес готов выйти в интернет.

Кажется, единственная причина, по которой люди все еще пользуются обычными факсами, заключается в том, что они не знают, что такое факсимильная связь через Интернет. Я не вижу никакой реальной выгоды от наличия выделенного факсимильного аппарата в офисе. Найдите поставщика, который наилучшим образом соответствует потребностям вашей компании, и воспользуйтесь преимуществами онлайн-факса, и вам никогда не придется оглядываться назад.