Некоторые медленно развивающиеся предприятия и правительственные учреждения могут не принимать документы по электронной почте, вынуждая вас отправлять их по факсу. Если вы вынуждены отправить факс, вы можете сделать это со своего компьютера бесплатно.
Ранее мы рассмотрели способы электронной подписи документов без их печати и сканирования. С помощью этого процесса вы можете подписать документ цифровой подписью и отправить его по факсу – все это на вашем компьютере и без необходимости распечатывать.
Содержание страницы
Как работают факсы (и почему они такие неудобные)
Это не так просто, как должно быть. Факсы все подключены к обычным старым телефонным линиям. Когда вы используете стандартный факсимильный аппарат, этот факсимильный аппарат выполняет телефонный звонок по указанному вами номеру. Факс по номеру адресата ответит, и документ будет передан по телефону.
Этот процесс был изобретен еще до появления Интернета и на данный момент кажется до смешного архаичным. Чтобы отправить факс, человек может напечатать документ, распечатать его и отсканировать в факсимильный аппарат, который отправит его по телефонной линии. Человек, получающий факс, может затем отсканировать отправленный по факсу документ и снова превратить его в цифровой файл. Они прошли полный круг – документ был отправлен с одного компьютера на другой, что потребовало большой дополнительной работы и потери качества изображения.
В идеале вы могли бы отправить документ по электронной почте или более безопасным онлайн-методом. Многие компании считают факс безопасным методом передачи документов, но на самом деле это не так – если кто-то отслеживает телефонную линию, он может легко перехватить все отправленные по факсу документы.
Невозможно подключиться к факсимильному аппарату напрямую через Интернет, поскольку факсимильный аппарат подключен только к телефонным линиям. Чтобы отправить факс в режиме онлайн, нам понадобится какой-то шлюз, который принимает документы через Интернет и передает их на факсимильный аппарат. Вот тут и пригодятся перечисленные ниже услуги. Дайте им документ, и они сделают утомительную работу по дозвону на факсимильный аппарат и отправке вашего документа по телефонной линии.
Вы могли отправлять факсы с компьютера, но …
Конечно, вы можете пропустить перечисленные ниже услуги. Microsoft Windows даже содержит приложение «Факс и сканирование», которое позволяет отправлять факсы. Загвоздка в том, что вам понадобится ваш компьютер, подключенный к телефонной линии – да, это означает, что вам понадобится коммутируемый факс-модем.
Вам также понадобится стационарная телефонная связь, и вы должны будете сказать людям, чтобы они не разговаривали по телефону при отправке факсов, как в старые времена коммутируемого Интернета. Конечно, если вы много отправляете по факсу, вы можете заплатить за выделенную телефонную линию для факсов – это может быть даже необходимо, если вы получаете много факсов.
Это явно не идеально. Конечно, если вам нужно отправить несколько факсов, купите факсимильный аппарат или модем и подключите его к стационарной линии связи. Но вам, вероятно, не нужно так часто отправлять и получать факсы – вы, надеюсь, просто должны отправлять факсы изредка всякий раз, когда вы сталкиваетесь с организацией, которая застряла в прошлом.
Отсканируйте документ или используйте существующий цифровой файл
Основной процесс прост. Во-первых, вам нужно отсканировать документ, который вы хотите отправить по факсу, как если бы вы собирались отправить этот документ по электронной почте. если у вас нет сканера, вы можете попробовать сканировать его с помощью смартфона. Если документ уже является файлом на вашем компьютере, поздравляем – вам не нужно ничего сканировать.
Теперь, когда документ в цифровой форме, вы можете отправить его в службу, которая сделает за вас надоедливую работу с факсом.
Отправляйте факсы онлайн, бесплатно
Существует так много онлайн-сервисов факсимильной связи, что трудно принять осознанное решение о том, какую из них выбрать. В первую очередь следует учитывать, какой вы пользователь, как часто вы будете отправлять факсы и какие функции вам необходимы.
Опытный пользователь: RingCentral Fax
Если вы собираетесь постоянно отправлять конфиденциальные факсы или работаете в компании и пытаетесь выбрать услугу, RingCentral Fax, которая частично принадлежит Cisco и AT&T, вероятно, станет лучшим выбором для ваших нужд. особенно потому, что у них есть много отличных функций безопасности и поддержка нескольких пользователей с отдельными факсимильными линиями.
В нем есть все функции, которые вы можете себе представить, включая интеграцию с Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, и вы даже можете получить бесплатный номер телефона. Он также имеет множество функций безопасности, которые будут полезны для предприятий или людей, передающих защищенную информацию.
Конечно, если вы просто хотите отправить несколько факсов, вы можете подписаться на один из их дешевых тарифных планов … а затем просто отменить через месяц или два.
Случайный пользователь
Если вам действительно нужно время от времени отправлять факс, мы рекомендуем подписаться на бесплатную пробную версию MyFax, которая позволит вам отправлять до 100 страниц, что составляет больше страниц в месяц, чем большинству людей приходится отправлять по факсу в год. Если вам действительно нужно часто отправлять факсы, вы можете перейти на обычный тарифный план.
Получение факсов
Если вам все же нужно получать факсы, вам придется подписаться на платную услугу. Служба должна будет установить специальный номер телефона для вашей факсимильной линии, а это стоит денег. RingCentral, MyFax и многие другие службы сделают это, если вы заплатите.
К счастью, вы, по крайней мере, сможете получить бесплатную пробную версию – например, RingCentral предлагает 30 дней бесплатного приема факсов.
Есть много факсов, которые можно использовать, и если вам просто нужно время от времени отправлять факс, вы можете сделать это бесплатно, но если вы хотите получать факс, вам в конечном итоге придется подписаться на пробную учетную запись. . Вы всегда можете отменить, если хотите.
Загрузка...