Является ли онлайн-факс безопасным для юристов, врачей и государственных подрядчиков?

Многие читают слово «факс» с несколько устаревшей коннотацией, очень похожей на компьютерную комнату в семейном доме. Онлайн-факс, однако, обеспечивает сложность облачной службы без необходимости использования дополнительного оборудования (факсимильные аппараты).

В отличие от своего более громоздкого аналога, который использовал аналоговые сети для передачи данных путем подключения к традиционным телефонным линиям (PTSN), защищенные продукты онлайн-факса создают документы, которые можно отправлять на другой факсимильный аппарат с помощью веб-приложений или в виде вложений электронной почты.

Эта модернизированная технология теперь ускоряет передачу документов, экономя рабочее время и обеспечивая гибкость, которую устаревшие системы никогда не смогут предложить. Более того, новые онлайновые факсимильные системы поставляются с протоколами высокой безопасности, которые позволяют управлять документами так же безопасно и удобно, как и любая другая распространенная программа.

Как работает онлайн факс?

Интернет-факс-системы присваивают уникальные телефонные номера, которые используются, когда кто-то пытается передать документ. Система распознает номер факса и отправляет отсканированное изображение в виде файла, обычно в формате PDF.

Входящим факсам предшествует приглашение посетить сайты для загрузки совместимого программного обеспечения для беспрепятственной транзакции, но многие бренды программного обеспечения отправляют документы в виде стандартных изображений в несжатом виде. Таким образом, до тех пор, пока у контакта есть стандартный просмотрщик графики, нет необходимости в дополнительных загрузках.

Некоторые интернет-факсы предоставляют расширенные возможности оптического распознавания символов (OCR), которые мгновенно преобразуют изображения символов в текст, который можно прочитать или вставить в другом месте.

После открытия вложения его можно обрабатывать как любой другой файл — пересылать, сохранять как файлы других типов и объединять с другими документами. Многие многофункциональные онлайн-службы факсимильной связи будут создавать титульные листы, которые необходимы для защиты информации о пациентах в отрасли здравоохранения.

Для многих специалистов, стремящихся повысить производительность и сэкономить физическое пространство, переключение на онлайн-факс обычно имеет смысл. Те, кто работает в правительстве, здравоохранении или юридической отрасли, могут более неохотно менять свои методы коммуникации, поскольку такие занятия требуют усиленного присутствия в сфере безопасности — не только для внутренних операций, но и для гарантии того, что личная информация останется безопасной.

К счастью, онлайн-факс предлагает такие расширенные функции безопасности, которые гарантируют, что эти документы хранятся в цифровом виде безопаснее, чем когда-либо в их распечатанном виде. Таким образом, возникает вопрос: «Безопасно ли использовать онлайн-факс?» а точнее: «Подходит ли онлайн-факс для моей отрасли?» Ответ в любом случае, скорее всего, да.

Должен ли я отказаться от факсимильного аппарата для облачных служб?

Хотя в каждой отрасли существуют свои потребности в управлении файлами и переписке, есть несколько льгот, которые могут принести пользу бизнесу независимо от сектора.

Безопасность файлов

Возможно, наиболее важным фактором для любого в медицинской, юридической или правительственной сфере является конфиденциальность и безопасность документов, отправляемых по факсу. Некоторые продукты интернет-факса обеспечивают шифрование SSL и защиту паролем, что, вероятно, будет процессом по умолчанию для этих профессий. Большинство из них предлагают безопасный вход в систему, а двухфакторная авторизация для дополнительной безопасности и все большее число компаний представляют свои факсимильные решения как совместимые с HITECH и HIPAA.

Размер файла

Многие онлайн-службы факсов автоматически сжимают большие документы, чтобы получатели могли быстро их открыть. Большие вложения могут значительно замедлить время передачи электронной почты, поэтому уменьшение их размера ускоряет электронную почту и гарантирует, что она не забьет почтовый ящик получателя (вдумчивый шаг, независимо от отрасли).

Организация и управление файлами

Автоматически оцифровывая документы, пользователь может отправлять и сохранять страницы факса так же быстро, как они получены. Входящие факсимильные записи, которые даже не были легко доступны на факсимильном аппарате, теперь могут быть получены за считанные секунды и переданы, если необходимо.

Когда дело доходит до профессионалов в области здравоохранения или юридической отрасли или тех, кто работает в государственных муниципалитетах, важно учитывать конкретные функции факса, которые необходимо найти.

Медицинские работники и борьба за модернизацию

Сотрудники медицинской практики знакомы с процессом получения и отправки данных пациента. Записи пациентов  и направления по-прежнему в подавляющем большинстве случаев отправляются по факсу или иногда по почте — но редко по любому другому маршруту.

Плохое общение часто расстраивает врачей, медсестер, исследователей и пациентов, со временем прививая технофобию, связанную с факсами. Из-за этого многие врачи по-прежнему неохотно обновляют свои системы, а во многих случаях даже настаивают на том, чтобы доставить свои наиболее важные записи вручную. Работники отрасли часто называют факсы «  тараканом американской медицины», хотя около 75 процентов медицинских документов все еще обрабатываются с помощью традиционного аппаратного обеспечения факса.

Благодаря общеотраслевым инициативам по модернизации многие медицинские работники уже убедились в преимуществах оцифровки записей и корреспонденции пациентов. Обновления рецепта, разрешения на физиотерапевтическое лечение и уведомления страховой компании — это те общие запросы, связанные с факсами, которые ежедневно встречаются у врачей. По этой причине многие мелкие предприятия обещают стать «зонами без факса к 2020 году», амбициозной целью, которая, хотя и не наносит ущерба окружающей среде, не учитывает долгосрочных преимуществ перехода на исключительно онлайновую факс-инфраструктуру.

Оцифровывая записи и большинство сообщений, как это делают некоторые крупные больницы, архивы теперь могут содержать гораздо более подробную и подробную информацию, чем факсы. Более того, оцифровка корреспонденции означает, что записанные действия становятся доступными для поиска и легко анализируются для инструментов машинного обучения.

Внедрение онлайн-сервисов в существующий факс-бизнес, такой как клиника, одновременно обеспечивает более плавную регистрацию и ведение записей, что помогает всем будущим усилиям по модернизации при внедрении другого программного обеспечения или средств повышения производительности (в дополнение к вышеупомянутым мерам шифрования и безопасности, которые устарели факсы просто не могут предоставить).

Безопасный онлайн факс и юридические фирмы

Для тех, кто работает в юридических фирмах, необходимость защиты документов столь же очевидна. Одной из главных проблем для многих адвокатов является возможность поддержки удаленной работы и предоставление нескольких методов факса, включая электронную почту, веб-приложения и мобильные приложения или порталы, а также возможности смартфонов.

Плавные дистанционные операции необходимы для любой юридической фирмы, которая, как правило, нуждается в адвокатах, доступных на оплачиваемые часы, независимо от их местоположения. Суды также часто требуют подписи «мокрыми чернилами» на документах, поэтому отсутствие легкодоступных этих инструментов может значительно увеличить время, необходимое для выполнения такой простой задачи.

Многие корпоративные пакеты интернет-факсов используют услугу ежемесячной подписки, предоставляя различные уровни ценообразования в зависимости от количества файлов или количества страниц, которые фирма планирует передать. Наряду с платой за установку, это может быстро сложиться, но корпоративные пакеты часто также включают в себя ценные функции, такие как масштабируемый объем страниц, интеграция API и соответствие HIPAA. Однако отказ от стационарных телефонов и оптимизация могут сбалансировать сбережения.

Лучшие онлайн-услуги факсимильной связи специально предназначены для юристов, а их продукты часто имеют такие функции, как возможность отправки факсов большому количеству людей, удобные возможности международной факсимильной связи, нестандартное хранение титульных страниц и интеграция с облачными дисками, которые уже используются фирмой, такие как как Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive или Evernote. К счастью, даже возможности, позволяющие отправить факс с телефона, имеют эти возможности.

Эти функции намного более продвинуты, чем обычная медицинская фирма, но от адвокатов ожидается, что они будут идти в ногу с современными технологиями, чтобы произвести впечатление на клиентов и выполнять эффективную удаленную работу, обеспечивающую легкость выполнения услуг онлайн-факсимильной связи при сохранении профессионального имиджа. , Это программное обеспечение также поддерживает экологические усилия растущего числа безбумажных офисов и позволяет организовывать важные документы, такие как юридические контракты (фактор, имеющий решающее значение для таких отраслей, как медицина и связи с общественностью).

Государственные подрядчики и факс онлайн безопасности

 

Их работа может сильно отличаться, но правительственным подрядчикам нужны многие из тех же функций безопасности, которые ценятся юристами. Работа с конфиденциальными документами и конфиденциальной информацией является повседневным делом для кого-либо в такой области карьеры, поэтому меры безопасности часто превосходят удобные функции с точки зрения важности. Поскольку современные средства связи вращаются вокруг электронной почты и смартфонов, меры безопасности адаптировались, как и хакеры. Файлы могут быть перехвачены различными способами, извлечены из скомпрометированной учетной записи электронной почты или взломаны непосредственно с компьютера.

Зная это, подрядчики должны сделать все возможное, чтобы защитить свои документы с самого начала. Многие передовые интернет-факсимильные службы получили контракты по Списку 70 от Управления общего обслуживания США (GSA), подразделения по закупкам федерального правительства. Эти контракты предоставляют федеральным агентствам по всему миру неограниченное количество информационных технологий (ИТ) и телекоммуникационное оборудование, программное обеспечение, а также поддержку и профессиональные услуги в США.

Они также оснащены целым рядом великолепных функций безопасности, таких как регулируемая полоса пропускания, которая помогает контролировать объем факсимильного трафика в масштабе всей группы в более загруженное время; расширенные правила набора и ограничения, позволяющие точно контролировать исходящие факсы; Безопасная передача двоичных файлов (BTF) и  проверка подлинности Windows  NT (новая технология) для существующих учетных записей Microsoft.

Отправка факсов может осуществляться внутри страны или за рубежом, и даже базовые продукты обеспечивают архивирование факсов и шифрование SSL с использованием бесплатных номеров. Эти меры безопасности необходимы для любого государственного учреждения, но они также приносят пользу организациям, которые работают с ограниченными бюджетами, таким как образовательные учреждения и общественные организации.

Безопасность и соответствие отраслевым стандартам факсимильной связи

Преимущества безопасности могут быть в центре внимания современных аргументов в отношении факсимильных сообщений, но существует почти бесчисленное множество других ценных функций, которые могут предоставить предприятиям преимущество вне зависимости от сектора.

Интернет-факс
PRO ПРОТИВ
• Уменьшение или устранение затрат бумаги, тонера и аппаратное обеспечения • Использование централизованного хаб документ доставка улучшает исполнение, мониторинг и управление соответствием нормативных требований • Нет занятых помех сигнала • Нет размыто распечатки • Нет риску отправки к неправильному получателю • Не идеально подходит для использования в местах с ограниченным или плохим подключением к Интернету. • Вам по-прежнему может потребоваться принтер или сканер (если требуется для печатных копий). • Требуется телефонная линия.

Помимо конкретных профессий в сфере здравоохранения, юриспруденции и государственной работы, использование исключительно факсимильных аппаратов может помешать предприятиям с их устаревшими мерами безопасности, стоимостью и неэффективностью. С количеством бесплатных опций факса, к которым можно получить доступ через мобильные устройства, а также с возможностями облачного хранения, крупные офисы и малые предприятия должны воспользоваться преимуществами онлайн-решений для факсов.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector