Игнорирование того простого факта, что этот процесс на самом деле более сложный, чем обмен файлами, — он-лайн факс использует электронную почту для отправки документа на принимающий факсимильный аппарат или позволяет получить факс в виде электронного письма или даже текста.

Это так просто, что вы даже можете отправить факс прямо из Gmail или по факсу с вашего телефона. Преимущества мобильности и простоты использования являются большими и знакомыми большинству, но как насчет тех менее известных функций, которые действительно помогают онлайн-факсимильной связи изменить способ отправки и обмена документами?

Чтобы помочь вам получить максимальную отдачу от службы факсимильной связи в Интернете, мы составили список наиболее полезных и менее известных функций, которые могут поднять вашу производительность на совершенно новый уровень.

Цифровые подписи

Первое в нашем списке можно считать одной из самых полезных функций для онлайн-факсимильной связи, полностью заполняя болевую точку, ранее ощущавшуюся при отправке юридических или обязательных документов, требующих подписи.

Интернет-провайдеры факсов, которые позволяют использовать цифровую подпись, идеально подходят практически для любого бизнеса, помогая вам сэкономить время и повысить производительность, исключив любые ненужные этапы процесса отправки факсов.

Цифровые или электронные подписи позволяют вам просто добавить свою подпись к электронному документу перед отправкой факса по пути к получателю. Некоторые службы допускают простое перетаскивание файла рукописной подписи прямо на документ.

Это полезно для обеспечения того, чтобы у вас была соответствующая подпись на ваших электронных или печатных документах — вы можете загрузить собственную рукописную подпись по своему выбору и использовать одну и ту же подпись столько раз, сколько вам нужно.

Другой метод использует сенсорный экран на вашем мобильном устройстве, что позволяет вам подписывать пальцем или даже стилусом, чтобы обеспечить большую точность. Выбранный вами метод может зависеть от вашей гибкости и доступа к мобильным устройствам, но этот вариант, безусловно, является одной из наиболее полезных функций, которые нужно искать при покупке онлайн-факса.

Групповая доставка

Вторым в нашем списке является еще одна невероятно полезная функция, позволяющая повысить производительность и сократить уровень головной боли, связанной с отправкой факсов по всему офису.

Эта полезная функция, которую иногда называют факс-рассылкой, групповой доставкой или массовой рассылкой факсов, — одна из тех, на которые стоит обратить внимание при покупке интернет-факс-провайдеров. Благодаря групповой доставке теперь можно отправлять факсимильный документ большому количеству получателей, иногда до 20 адресов одновременно, и все одновременно.

Больше не будет дней стоять в очереди в ожидании вашей очереди, так как Тина из HR отсылает один и тот же факс 50 раз, снова и снова. Факсимильные рассылки теперь полностью возможны и гарантируют, что каждый получатель, включенный в список, получит свою копию сообщения одновременно, непосредственно в своем почтовом ящике.

Теперь вы можете улучшить сотрудничество и сосредоточиться на своей задаче, гарантируя, что вся команда получит нужное сообщение или документ в нужное время, когда их легко найти и упорядочить в своем почтовом ящике.

Запланированная доставка

Это может показаться тривиальным, но с введением факсимильной связи через Интернет одной из основных проблем, связанных со стандартными традиционными факсимильными аппаратами, является необходимость находиться прямо перед факсимильным аппаратом в то время, когда вам необходимо отправить его по факсу.

Поэтому, если вам нужно отправить этот важный документ по факсу первым делом утром на три часовых пояса впереди — когда вы обычно спите, вам нужно будет не только убедиться, что вы не спите и готовы, но вы также должны убедиться, что вы можно найти факс! Теперь это не проблема с онлайн-факсом.

Благодаря возможности планировать доставку исходящих факсов, можно гарантировать, что ваш факс будет отправлен нужному получателю в нужное время, независимо от того, будет ли он немедленно или нет до окончания важного заключительного собрания. Объедините это с возможностью отправлять факсы со своего телефона или любого устройства с подключением к Интернету, и вы перережете все строки, обычно требуя прямого доступа к факсимильному аппарату в этот критический момент.

Просто запланируйте доставку факса с вашего онлайн-портала или мобильного приложения и продолжайте свой день со спокойной душой, зная, что ваш факс не будет доставлен слишком рано или слишком поздно.

junk_fax

Проверка нежелательных факсов

Мы пригласили улитку, и вместе с ней пришла нежелательная почта. В итоге мы перешли на электронную почту, и вместе с ней появились нежелательные электронные письма со спамом.

Мы даже получаем нежелательные телефонные звонки, забивающие наши линии телемаркетингом, а теперь даже робо-звонки. Поэтому, конечно, имеет смысл, что на ваш факсимильный аппарат попадут орды нежелательных нежелательных факсов, или, скорее, с факсом по электронной почте на ваш почтовый ящик. Так же, как и спам-фильтры, здесь начинается проверка нежелательных факсов.

Проверка нежелательных факсов на самом деле работает двумя способами: с белым списком и черным списком. Используйте белый список, чтобы добавить утвержденные адреса и номера, чтобы гарантировать, что вы будете получать документы и сообщения только с этих конкретных номеров, и никто другой. Тем не менее, это может заблокировать ваш почтовый ящик, чтобы получать сообщения только от тех, кого вы знаете, блокируя любых новых клиентов или клиентов.

Чёрный список, с другой стороны, позволяет вам вводить определенные адреса и номера, которые вы хотите заблокировать в своей онлайн-службе факсимильной связи, защищая от этих надоедливых спамеров. Некоторые функции скрининга нежелательных факсов даже позволяют использовать подстановочный знак с указанием определенного кода города, наборов номеров или префиксов. Сокращение спама и беспорядка поможет сохранить Ваш почтовый ящик аккуратным и организованным.

Отслеживание прогресса и статуса

 

Вы когда-нибудь отправляли факс только для того, чтобы ваш получатель ждал и ждал, просто чтобы он никогда не пришел к концу? Факс не только помогает вам оставаться более организованным, сохраняя журнал отправленных и полученных факсов, а также сохраняя их в почтовом ящике электронной почты, но некоторые службы могут даже отслеживать ваши сообщения во время их отправки получателю.

Средства отслеживания прогресса — это программное обеспечение, которое позволяет вам просматривать текущее состояние ваших исходящих факсов при переходе и даже отслеживать их на каждом шагу с момента нажатия этой кнопки до момента, когда они должны появиться на факсе вашего получателя. машина или входящие.

Отслеживающие прогресс могут помочь сократить количество утерянных факсов и подождать, чтобы надеяться, что последний получится.

Интеграции и API

 

Все наши производительные платформы становятся все более гибкими и настраиваемыми. Благодаря миру API, разработчикам теперь просто строить мосты между двумя ранее независимыми решениями для рабочей силы. API — это короткие, простые в использовании строки веб-кода, которые позволяют двум платформам взаимодействовать друг с другом.

Точно так же, как вы можете интегрировать свою CRM непосредственно в инструмент командной беседы, такой как Slack, вы можете легко использовать API-интерфейсы для интеграции вашей службы онлайн-факсимильной связи непосредственно в любые инструменты на рабочем месте, которые ваша команда уже использует.

Функции факсимильной связи могут быть интегрированы в любые бизнес-приложения, использующие SMTP, текстовые XML или API-интерфейсы веб-служб для автоматизации процесса, улучшения взаимодействия и совместной работы. Благодаря API-интерфейсам процесс добавления кнопки факса прямо в CRM прост, поэтому вы можете снимать профиль клиента на факсимильном аппарате вашего коллеги всего одним нажатием одной кнопки.

Большой общий доступ к файлам

 

Хотя онлайн-факс — это гораздо больше, чем простой обмен файлами, это не значит, что вы не можете использовать эту службу для обмена файлами. При отправке факсов через Интернет используется ваш адрес электронной почты для отправки и получения цифровых документов в виде факсов на вашем собственном аппарате или при получении по электронной почте.

Однако из-за характера электронной почты очень возможно, что вы можете столкнуться с ограничением размера файла при попытке отправить довольно большой документ или даже совершенно другой тип файла вместе (даже видео).

Совместное использование больших файлов — это функция, полезная для тех, кому необходимо отправлять довольно большие или длинные текстовые документы (более 100 страниц!) Или даже совершенно разные типы файлов, такие как изображения с высоким разрешением, аудиофайлы, электронные таблицы и даже видео.

Интернет-провайдеры факсов, которые допускают большой общий доступ к файлам, обычно включают ограничение на размер файла, но в размере 3 ГБ и выше, что выходит за рамки любого ограничения файла, установленного вашей службой электронной почты. Если ваша служба также включает групповую доставку, возможно отправлять эти большие файлы более чем одному получателю одновременно — с чем могут столкнуться другие платформы обмена файлами.

Несколько адресов электронной почты

 

Не путать с групповой доставкой документов, отправкой по факсу одного документа нескольким получателям, что стало возможным благодаря онлайн-факсу — одна менее распространенная функция в онлайн-факсимильной связи — это возможность связать несколько адресов электронной почты в одну линию факса.

Таким образом, вам не нужно будет создавать отдельный адрес электронной почты, чтобы предоставить каждому члену группы доступ к вашему онлайн-порталу факса или функциям. Вместо этого, с поддержкой нескольких адресов электронной почты, вы можете включить столько отдельных сообщений электронной почты, которые вы хотите предоставить доступ всем и каждому из членов команды, каждый из которых затем получит свой собственный почтовый ящик и портал.

Все еще под одной автономной подпиской по факсу онлайн.

Продолжая экономически выгодный характер онлайн-факсимильной связи, добавление нескольких адресов электронной почты в одну линию факса сокращает количество подписок или лицензий, необходимых для вашей команды. С помощью административных элементов управления можно легко контролировать и раздавать доступ только тем, кто в этом нуждается, и даже возможно ограничивать функциональность отдельных адресов электронной почты, которым предоставлен доступ.

Факс Архив

 

Сокращение беспорядка с факсом онлайн не только о меньшем количестве бумаги, но даже о меньшем количестве шкафов для хранения документов. Благодаря онлайн-факсимильной связи, все обрабатывается в цифровом формате, как и ваша подача.

В то время как некоторые провайдеры заставляют вас хранить все прямо в почтовом ящике электронной почты, стоит обратить внимание на одну полезную функцию — Архив факсов — специальное решение для хранения файлов с возможностью поиска для всех входящих и исходящих факсов, отправленных и полученных по всей учетной записи.

Теперь вы можете безопасно удалить эти старые факсы из папки «Входящие» и при этом убедиться, что они будут объединены в ваших записях на тот случай, если вам понадобится отозвать их позже. Некоторые провайдеры будут иметь ограничение на количество факсов, которые вы можете архивировать, в то время как другие позволяют хранить неограниченное количество документов столько, сколько вам может понадобиться.

Безопасность и соответствие

 

Хотя онлайн-факс по сути повышает безопасность ваших документов, только те, кто имеет доступ к вашей электронной почте, могут читать ваши факсы, также важно обеспечить надлежащее шифрование ваших документов.

При покупке поставщика может быть полезно обеспечить не только исходящее, но даже входящее шифрование факса. Некоторые провайдеры даже зашли так далеко, чтобы убедиться, что подтверждение вашей доставки зашифровано, и разрешить скрытые номера назначения.

Если вы работаете в какой-либо смежной отрасли, это также может иметь первостепенное значение для привлечения провайдера, который обеспечивает соблюдение правил безопасности данных, таких как Американский закон о мобильности и ответственности медицинского страхования, поскольку не все провайдеры пройдут лишнюю милю.

Шифрование обычно происходит благодаря стандартной технологии безопасности, которая обычно используется для установления зашифрованной связи между клиентом и сервером, известной как SSL, уровень защищенных сокетов.

Одна только онлайн-факс может помочь повысить производительность по всему офису, одновременно сокращая расходы и болевые точки, обычно связанные с работой стандартной линии факса и страшного факсимильного аппарата. Но преимущества на этом не заканчиваются, с некоторыми дополнительными функциями, на которые стоит обратить внимание.