Онлайн факс — что это такое и как работает?

Традиционный факс требует выделенной телефонной линии и может отправлять или получать только один факс за раз. Онлайн-факс устраняет необходимость в выделенных факсимильных аппаратах и ​​сопутствующих телефонных линиях.

Что такое онлайн факс?

Онлайн-факс — это способ отправки и получения факсов в цифровом формате через интернет-соединение. Они могут быть отправлены непосредственно с вашего компьютера или мобильного устройства. Процесс преобразует ваши документы в пакеты данных для передачи практически любого файла, который можно прикрепить к электронному письму.

Вместо этого пользователи могут отправлять онлайн-факсы через веб-интерфейс или даже прямо из своей электронной почты. В отличие от общего обмена файлами, онлайн-факсы по-прежнему являются юридически признанными и обязательными документами, свободными от головной боли, обычно связанной с традиционными факсимильными аппаратами.

Как и в случае с любой размещенной услугой, тяжелая работа с онлайн-факсом осуществляется через провайдера. Онлайн-факсы можно отправлять в любую точку мира с помощью простых в использовании интерфейсов, напрямую по электронной почте или путем интеграции существующих услуг VoIP с факсимильным аппаратом.

Ранее службы VoIP полагались на кодеки для сжатия и декодирования данных, оптимизированных только для голосовой связи — которые не могли обрабатываться стандартными факсимильными аппаратами. Однако теперь протокол T.38 позволяет отправлять документы и другие данные через ваше стандартное интернет-соединение с помощью виртуальной факсимильной связи.

Как работает интернет факс?

Служба факсимильной связи через Интернет работает так же, как и обычная отправка по факсу бумажных документов. Основное отличие заключается в использовании графического пользовательского веб-интерфейса (GUI), а не физического выделенного факсимильного аппарата, расположенного в вашем офисе. Услуга онлайн-факса довольно проста и, как правило, выполняется в три этапа:

  1. Откройте свою электронную почту или специальный веб-интерфейс и введите номер факса получателя, а также назначенный домен, предоставленный службой факсимильной связи.
  2. Приложите документ, который вы хотите отправить; некоторые службы позволяют включать в качестве сопроводительного письма сообщение для отправки по факсу.
  3. Получатель затем получает документ и сопроводительное письмо, как если бы это был стандартный факс.

Что касается более технической части уравнения, файл в бумажном виде, который вы загружаете или сканируете на свой компьютер, будет преобразован в тип файла изображения PDF или TIFF. Затем он прикрепляется к отправляемому электронному письму, которое поступит в многоцелевое расширение почты Интернета (MIME). Это интернет-стандарт, который позволяет электронной почте поддерживать не текстовые вложения.

Данные передаются по протоколу TCP / IP, чтобы обеспечить безопасную передачу на большие расстояния и даже возможность проверить, был ли принят ваш факс.

Преимущества онлайн факса

Интернет-факс берет на себя более старый процесс и обновляет его, чтобы использовать наши стандартные интернет-соединения. Если устранить зависимость от стандартного тарифного плана и старых факсимильных аппаратов, преимущества онлайн-факсимильной связи очевидны.

Нет необходимости в отдельном оборудовании или программном обеспечении

Онлайн-факс полностью избавляет от необходимости иметь выделенный факсимильный аппарат с выделенной телефонной линией.

Аппаратное обеспечение имеет тенденцию вызывать ошибки и неисправности. Без выделенного факсимильного аппарата будет меньше необходимости в обслуживании и ремонте, меньше беспорядка в офисе и повышенная эффективность.

Повышенная мобильность

Интернет-факс использует веб-интерфейс, учетную запись электронной почты или приложение для смартфона. Из-за этого факсы можно отправлять из любой точки мира, если у вас стабильное подключение к Интернету.

Если сотрудники путешествуют, уезжают или работают из дома, больше не нужно тратить часы на поиск работающего факсимильного аппарата, чтобы просто отправить или получить документ. Онлайн-факс также позволяет пользователям отправлять и получать более одного документа одновременно и отправлять документ нескольким получателям.

Конфиденциальность

Факсы, отправленные на учетную запись электронной почты, являются гораздо более личными, чем просто общедоступный факсимильный аппарат, используемый каждым работником в офисе. При использовании общедоступного факсимильного аппарата конфиденциальность еще более нарушается.

Факсы используются в основном для юридических документов, в которых конфиденциальность является основным приоритетом. Поскольку все делегированы на вашу личную электронную почту, гораздо проще убедиться, что ваши файлы видят только ваши глаза.

Снижение затрат на телефон

Учитывая стоимость отдельной телефонной линии и расходы, связанные с отправкой факсов, неудивительно, что отправка факсов через Интернет приведет к снижению вашего счета за телефон.

Большинство онлайн-служб факсимильной связи предлагают программу на основе подписки, позволяющую отправлять и получать неограниченное количество факсов за одну ежемесячную плату. Другие услуги взимаются за отдельный факс, но могут стоить меньше доллара за страницу. Единственной ценой помимо этого будет ваша стандартная интернет-подписка.

Одновременная отправка факсов

Отправка факсов с помощью традиционной машины — медленный и трудный процесс. Отказ от зависимости от факсимильного аппарата и телефонной линии с помощью онлайн-факсимильной связи позволяет одновременно отправлять факсы.

Вы можете отправлять или получать столько факсов, сколько вам нужно одновременно, не дожидаясь их обработки на аппарате. Каждый будет отображаться как отдельная электронная почта, чтобы держать все аккуратно и организованно. Меньше времени, проведенного по факсу, означает больше времени, потраченного на продуктивность.

Ориентированный на электронную почту

Онлайн-факс полностью интегрируется с вашим предпочтительным адресом электронной почты, чтобы сохранить конфиденциальность, организованность и, что важнее всего, безбумажность.

Вам больше не придется отслеживать доступный и работающий факсимильный аппарат, поскольку каждый полученный вами факс попадает прямо в ваш почтовый ящик. Отправка традиционных факсов также может быть осуществлена ​​напрямую по электронной почте. Для большинства служб вам нужно всего лишь отправить электронное письмо с номером телефона получателя и указанным доменным именем в адресной строке, и оно будет напечатано на факсимильном аппарате.

Интернет-факс приносит новый уровень простоты

Через интуитивно понятные веб-интерфейсы или из вашей учетной записи электронной почты, интернет-факсы могут быть отправлены в считанные секунды. Он предлагает возможность одновременно отправлять и получать факсы, а также отправлять один факс нескольким людям.

Дополнительным преимуществом использования веб-интерфейсов и мобильных приложений является уровень мобильности, который они обеспечивают. Пока ваше устройство подключено к стабильному интернет-соединению, факсы можно отправлять прямо с вашего смартфона на ходу. Удаленные работники или путешествующие сотрудники могут оставаться на связи и быть в курсе событий без необходимости выслеживать работающий устаревший факс.

Возможности онлайн-отправки факсов

Запланированная доставка

Отправители могут быть уверены, что факсы доставляются туда, куда им нужно идти вовремя, с возможностью запланировать конкретное время доставки.

Интернет-провайдеры факсимильной связи облегчают международный обмен документами. Запланированная доставка гарантирует, что ваше сообщение будет доставлено в нужное место в нужном часовом поясе.

Электронная подпись

Отправка факсов по-прежнему является основным методом обмена юридическими, обязательными или договорными документами. Обязательно иметь функцию цифровой подписи любой формы, которую вам, возможно, придется отправить или получить.

С помощью веб-порталов или приложений для смартфонов, предоставляемых онлайн-службами факсимильной связи, пользователи могут подписывать свои имена в цифровой форме до отправки факса, чтобы обеспечить юридически обязательный документ.

Групповой факс

Одним из основных преимуществ онлайн-факсимильной связи является возможность отправлять или получать несколько факсов одновременно. Сделав еще один шаг вперед с уникальной функцией, известной как групповая отправка факсов, пользователи могут отправлять один факс как можно большему числу получателей одним щелчком мыши.

Благодаря интуитивно понятным порталам и приложениям от вашего поставщика услуг факсимильной связи групповая отправка факсов проста и, как правило, не будет стоить вам ничего лишнего.

Международная отправка факсов

Как отмечалось ранее, одним из основных преимуществ интернет-факсимильной связи является гибкость, которую предлагает сервис, особенно когда речь идет об отправке документов и данных на международном уровне.

У вас нет выделенной телефонной линии, и ваши данные не передаются через КТСОП. Там нет никаких дополнительных расходов или головной боли, связанной с международной факсимильной связи. Это похоже на отправку электронного письма, когда вы можете отправить что угодно.

Числовые блоки

Нежелательный спам раздражает, и сохранение беспорядка в вашем почтовом ящике само по себе может быть полной занятостью. С учетом того, что все ваши факсы поступают в ваш почтовый ящик, может быть легче перегружаться довольно быстро.

К счастью, некоторые поставщики услуг предлагают столь необходимую функцию блокировки номеров для вашей учетной записи онлайн-факса. Создайте белый список разрешенных номеров или черный список специально заблокированных номеров, чтобы сократить количество нежелательных факсов.

Шифрование

Чтобы обеспечить максимальную безопасность ваших файлов и документов, важно найти поставщика, который предлагает не только исходящее, но даже шифрование входящего факса.

Некоторые провайдеры даже включают защищенную SSL-связь через веб-интерфейс. Это помогает удовлетворить каждый уровень защиты на каждом этапе процесса. Ваша личная информация может быть загружена на веб-портал и оставаться в безопасности, пока не будет зашифрована для процесса отправки факсов.

Шифрование входящих факсов также гарантирует, что все, что вы получите, не будет прочитано нежелательными глазами.

Факс оповещения на мобильный

Если факсов, отправленных непосредственно на выбранный вами почтовый ящик, недостаточно, чтобы удовлетворить ваш уровень соединения, большинство провайдеров отправляют факсимильные уведомления прямо на ваше мобильное устройство.

Пользователи также могут получать уведомления о входящих факсах и проверять полученные факсы непосредственно через свои тексты в виде стандартного SMS-сообщения. Использование протокола TCP / IP для передачи ваших факсимильных данных позволяет проверить, действительно ли получатель получил факс.

Пользовательские титульные страницы

При отправке по факсу конфиденциального или сложного документа важны титульные листы. Они скрывают информацию под прикрытием, а также дают людям знать, чего ожидать при поступлении факса.

Поставщики услуг онлайн-факсимильной связи делают эту функцию возможной, просто включив сообщение непосредственно в само электронное письмо и прикрепив файл. Они преобразуют ваше сообщение в титульный лист, а прикрепленный файл — в документ по факсу. Некоторые сервисы позволяют вам создавать титульные страницы с помощью своих мобильных приложений, настольных приложений и веб-порталов с графическим интерфейсом.

Местные и бесплатные номера

Значительное количество поставщиков услуг интернет-факса может предоставить пользователям либо местный номер, либо бесплатный номер для отправки факсов.

Все онлайн-службы факсимильной связи предоставляют пользователям специальный номер факса при создании службы. Выбор бесплатного или местного номера факса может помочь вашему бизнесу сохранить то же профессиональное и локальное присутствие, что и ваши телефонные линии.

Что следует учитывать покупателям службы факсов онлайн

Интернет-факс обещает резкое снижение стоимости факсов, а также времени и усилий, необходимых для отправки факсов. Некоторые провайдеры взимают плату за каждый факс, в то время как другие имеют модель подписки. Важно внимательно посмотреть, как именно компании взимают и сколько они будут взимать.

Для сервисов по подписке весьма обычно включать список прачечной скрытых и дополнительных сборов, не раскрываемых во время регистрации. Некоторые провайдеры ограничивают количество входящих и исходящих факсов, которые разрешены в месяц в вашем пакете подписки. Если ваша служба работает с ограниченным количеством отправленных и полученных факсов, возможно также, что провайдер будет взимать плату за перерасход, если вы превысите установленный лимит.

Несмотря на то, что междугородная факсимильная связь упрощается благодаря подключению к Интернету, следует обратить внимание на любые дополнительные расходы или сборы, которые могут взиматься за международную или междугородную факсимильную связь.

Со всеми размещенными услугами обслуживание клиентов является ключевым. Когда дела идут плохо, вам нужен кто-то, чтобы помочь. Гарантия того, что поставщик услуг факсимильной связи в Интернете, который вы решите использовать, имеет надежную и отзывчивую службу поддержки клиентов, является ключом к поддержке вашей службы факсов.

Некоторые интернет-факс-провайдеры предлагают бесплатную демоверсию или пробный период для своих услуг. Как правило, вы можете установить общее понимание и почувствовать службу через эти демонстрационные и пробные периоды. Пробные периоды также предлагают способ проверить обслуживание клиентов провайдера и полный список функций.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector