Контрольный список бизнес-VoIP: 16 шагов от исследования до развертывания

Бизнес-внедрение VoIP продолжает стремительно расти, поскольку организации стремятся снизить свои телефонные счета и повысить свою производительность. Мы видели, как клиенты сократили расходы на связь на 84%, найдя подходящую бизнес-услугу VoIP для своих нужд.

Но, несмотря на большие выгоды, переход на лучшее решение для телефона может показаться изрядным проектом. Вот почему, благодаря более чем десятилетнему опыту оказания помощи предприятиям в переходе, мы решили опубликовать контрольный список бизнес-VoIP.

Контрольный список бизнес VoIP: подготовка и исследования

Оцените потребности своего телефона

Это простой шаг для подготовки бесед с бизнес-провайдерами VoIP. Ответьте на следующие вопросы:

• Вам нужны телефоны VoIP или они есть? Если они у вас есть, вы можете обратиться к поставщику «Принесите свое собственное устройство» (BYOD), который совместим с вашими существующими телефонами.
• Есть ли у вас сотрудники, которые работают дома или в дороге? Если вы это сделаете, вы можете найти поставщика с программным приложением, которое позволит вашей команде отвечать на рабочие вызовы из любой точки мира.
• Вам нужны конференц-телефоны?
• Есть ли у каждого сотрудника доступ к широкополосному интернет-разъему и розетке? Если вы используете настольные телефоны, вам потребуется проводное подключение к Интернету для каждого рабочего стола. Если у вас недостаточно розеток для подключения каждого телефона, вы можете приобрести телефоны с подключением Power over Ethernet (PoE).

Решите, какие бизнес-функции VoIP имеют решающее значение

Общие функции в бизнес-контрольном списке VoIP включают в себя: добавочный набор, голосовую почту на электронную почту, автосекретарь и правила маршрутизации группы вызова. Но современные сервисы предлагают гораздо больше, от приложений видеочата и присутствия для совместной работы, до оперативной панели управления очередью вызовов для операций продаж. Если у вас еще нет полного списка, вы можете ознакомиться с нашим Руководством по функциям Business VoIP, содержащим более 50 функций и пояснений.

Перечислите другие облачные платформы, которые ваш бизнес использует каждый день

Современные бизнес-провайдеры VoIP часто предлагают интеграцию с другими размещенными продуктами и услугами, такими как CRM, служба поддержки, автоматизация маркетинга, конференц-связь и платформы для поддержки продаж. Подумайте об инструментах, которые ваш бизнес использует каждый день (например, Salesforce, Zendesk), чтобы вы могли узнать об интеграции, предлагаемой бизнес-провайдерами VoIP.

Проверьте свою сеть на готовность VoIP

Запуск связи в сети в реальном времени во многом похож на потоковую передачу Netflix или Pandora. Это может быть интенсивной пропускной способностью, если к телефону одновременно подключено несколько человек, поэтому вам необходимо убедиться, что у вас достаточно пропускной способности для поддержки ваших вызовов. Чтобы проверить свою сеть и узнать о других ключевых тестах, посетите наш бесплатный тест VoIP.

Соберите свои счета за телефон

Когда вы запрашиваете расценки у провайдера, наличие предыдущего счета за телефон может помочь вам описать использование вашего звонка. Это также удобно для определения ваших сбережений, когда вы получаете предложение от поставщика.

Получить цитаты, предложения, демонстрации и испытания

Как только у вас есть свои требования, вы готовы обратиться к бизнес-провайдерам VoIP. Конечно, мы надеемся, что вы рассмотрите OnSIP. Но если вы ищете список наших главных конкурентов и то, как мы их сравниваем, ознакомьтесь с нашим Руководством по сравнению VoIP для бизнеса.

Мы также рекомендуем тестирование. Обязательно ознакомьтесь с административным порталом провайдера и спросите, как можно сделать тестовые звонки. Это позволит вам оценить удобство использования и качество.

Спросите о переносимости номера

Если у вас есть номера телефонов, которые вы хотите сохранить, попросите поставщика проверить мобильность. Возможно, провайдер не сможет перенести ваш номер телефона в свою службу, поэтому лучше узнать об этом заранее.

Выберите своего провайдера

Мы настоятельно рекомендуем вам выбрать поставщика VoIP, который не только соответствует требованиям, которые вы определили с помощью этого бизнес-списка VoIP, но также предлагает бесплатную пробную версию, возможность без контрактов и политику BYOD. Таким образом, вы не связаны с вашим провайдером в случае, если услуга не так, как вы ожидали.

Контрольный список бизнес-VoIP: развертывание

Купить телефоны (при необходимости)

После того, как вы выбрали поставщика, закажите IP-телефоны, которые соответствуют вашим потребностям. Некоторые провайдеры VoIP продают телефоны; другие, такие как OnSIP, позволят вам покупать товары у партнеров-поставщиков. Совет для профессионалов: если вы совершаете покупку у отдельного поставщика, обратитесь к поставщику за списком MAC-адресов телефонов. Это поможет вам быстрее назначать телефоны пользователям!

Отправьте запрос на номер телефона в порт (если необходимо)

Все провайдеры телефонии должны работать через процесс переноса локальных номеров (LNP), который обычно занимает 2-4 недели. Вы хотите убедиться, что вы можете выделить время для получения ваших телефонов и настройки учетной записи до завершения порта. Если вы обеспокоены тем, что у вас не будет времени, вы можете подождать до завершения шага 4; мы перечислили это как шаг 2 для наиболее оптимизированного по времени подхода к миграции.

Создайте свои собственные записи

Вполне вероятно, что вам понадобится настроенный автосекретарь и некоторые основные объявления. Если у вас еще нет этих записей, вы можете записать их самостоятельно, используя качественный микрофон и программное обеспечение для записи. Или вы можете оплатить голосовой талант, используя такой сервис, как Voices.com. Только не забудьте спросить вашего поставщика услуг VoIP, какой размер и тип файла вы должны записать.

Настройте свой бизнес VoIP аккаунт

Многие бизнес-услуги VoIP интуитивно понятны и предлагают собственный контрольный список для начала работы. Вот типичные шаги:

• Создайте своих пользователей
• Добавьте свои телефоны (по MAC-адресу)
• Назначьте свои телефоны пользователям
• Назначение ящиков голосовой почты пользователям
• Создайте свои группы вызовов и / или очереди
• Загрузите свои записи
• Создайте свой автосекретарь
• Настройте правила рабочего времени и правила маршрутизации вызовов

Конечно, если вы используете больше возможностей, будет больше шагов. Но не волнуйтесь, ваш провайдер должен помочь вам с процессом установки.

Зарегистрируйте свои телефоны и совершайте тестовые звонки.

Когда вы получаете свои телефоны, вы должны иметь возможность класть их на рабочие столы и загружать их, гарантируя, что у соответствующего сотрудника есть правильный телефон на административный портал (по MAC-адресу). Однако, в ожидании ваших телефонов и провайдера VoIP, это может быть немного больше работы. Обратитесь к своему провайдеру и, после успешной регистрации, сделайте несколько тестовых звонков!

Иногда вы можете испытывать сбой в работе вашей сети (например, вызовы, на которые влияет брандмауэр). Ваш провайдер может помочь в настройке вашего маршрутизатора и настроек брандмауэра соответственно.

Если вы регистрируете программные телефоны, это может быть так же просто, как отправка вашим сотрудникам инструкций по загрузке и входу в их программный телефон. Опять же, обратитесь к вашему провайдеру за более подробной информацией.

(Необязательно) Настройка переадресации временного номера телефона

Если у вас все готово к работе с новым провайдером, но запрос на перенос еще не завершен, вы можете запросить переадресацию временного номера телефона, также известную как переадресация временного DID. Здесь ваш новый провайдер дает вам временный номер телефона и направляет его вашему автосекретарю. Затем попросите вашего старого провайдера переадресовать все звонки на этот номер.

Настройте дополнения и интеграции

Как правило, сторонние интеграции не являются критически важной частью телефонной системы и могут потребовать, чтобы все остальное было правильно настроено перед настройкой. Если вы этого еще не сделали, загрузите и установите любые плагины или дополнения, которые вы хотите использовать на других облачных платформах.

Обучите свой персонал

Когда все будет готово к работе, вы можете провести с сотрудниками несколько демонстраций о том, как использовать новую телефонную платформу, или отправить им информацию. Основные уроки включают в себя:

• Как получить доступ к менеджеру голосовой почты
• Как установить и использовать интеграцию плагина «Звонок по рекламе»
• Как войти в свое новое приложение для совместной работы или софтфон

Мы надеемся, что этот контрольный список VoIP для бизнеса оказался полезным. Для вашего удобства вы можете скачать и сохранить этот контрольный список, нажав кнопку ниже!

Дата публикации: 03.02.2020