Что такое VoIP-система и как может помочь бизнесу

Система VoIP может быть внедрена для работы в вашем офисе, на вашем мобильном телефоне, ноутбуке и даже в почтовом ящике. По мере развития VoIP вы гарантируете, что сможете оставаться на связи со всеми, не беспокоясь о пропущенных вызовах.

Независимо от размера вашего бизнеса, система VoIP может сделать компанию функциональнее подключив автосекретаря. Вы также сэкономите время, позволяя своей службе VoIP сортировать звонки по различным группам. Вы не пропустите важный звонок с такими функциями, как найти меня / подписаться на меня. Система VoIP может быть более доступной, чем традиционная деловая телефонная линия/ Включает в себя функции, обеспечивающие большую гибкость – ваши услуги могут работать везде.

Это руководство содержит обзоры VoIP и советы, которые помогут вам выбрать лучший вариант для вас и вашей растущей компании.

Как правильно выбрать услугу VoIP

Вы получите наиболее полную систему VoIP, если будете искать стандартные функции, такие как голосовая почта, приветствия и переадресация вызовов. Кроме того, рассмотрите многоуровневый план от компании RingCentral, для более сложных функций, таких как интеграция программного обеспечения или поддержка в разных местах. Если вам нужны только основы и несколько дополнений, рассмотрите поставщика услуг VoIP, который взимает номинальную ежемесячную плату за функции a-la-carte.

Наиболее распространенные функции VoIP

Когда вы выбираете услугу VoIP, вы получаете возможность использовать IP-телефон. Вы можете использовать другую комбинацию настройки микрофона и наушников. Вы даже можете использовать свой мобильный телефон с приложением услуги VoIP, если оно есть.

Помимо различных способов общения, существует множество функций, включенных в услугу VoIP для малого бизнеса. Функции, перечисленные ниже, являются примерами того, что считается стандартным. Они обычно предлагаются без дополнительных затрат. Некоторые из них могут быть зарезервированы для планов более высокого уровня.

• Голосовая почта. Абонент может оставить для вас голосовое сообщение. Вы можете прослушать его на своем IP-телефоне или на настольном, веб-или мобильном клиенте вашей службы VoIP.
• Ожидание вызова: вас предупреждают о новом входящем звонке, даже если вы уже на линии, поэтому вы можете ответить или проигнорировать.
• Переадресация вызовов: настройка автоматической переадресации входящих вызовов с одного на другой номер. Полезно, когда вы находитесь вне офиса и ожидаете звонка.
• Идентификатор звонящего: имя и номер звонящего отображаются на вашем телефоне или в приложении.
• Конференц-связь. Эта функция, также известная как трехсторонняя связь, позволяет одновременно разговаривать более чем с одним человеком.
• Видеоконференцсвязь. Встречайтесь с клиентами или коллегами во время видеоконференций без необходимости использования другого программного обеспечения для видеосвязи.
• Мобильное приложение: программное обеспечение VoIP, разработанное специально для мобильных телефонов, которое позволяет вам принимать и совершать звонки со своего смартфона.
• Запись звонков: Вы можете записывать входящие и исходящие звонки с помощью программного обеспечения VoIP, которое помогает с продажами и поддержкой клиентов.
• Интеграция программного обеспечения. Синхронизация данных между вашей услугой VoIP и другим используемым вами программным обеспечением для бизнеса. Может быть полезна для каждого отдела в вашем малом бизнесе.

Расширенные возможности VoIP

Многие системы VoIP объединяют расширенные функции в своих планах высшего уровня или предлагают их в качестве дополнений. Это те функции, которые могут сделать ваш малый бизнес более масштабным.

• Автосекретарь: абоненты услышат приветствие и предложат меню или каталог, чтобы выбрать, с кем им нужно поговорить в вашей компании.
• Профессиональные приветствия. Служба VoIP может предлагать профессионально записанное приветствие для использования с автосекретарем.
• Виртуальная отправка факсов: отправляйте и получайте факсы без аппарата – файлы PDF отправляются на ваш почтовый ящик.
• Голосовые сообщения на электронную почту. Вместо того, чтобы прослушивать голосовые сообщения, вы можете переписывать сообщения и отправлять их на вашу электронную почту.
• Переадресация: расширенная функция, которая будет звонить на все номера для вас, когда у вас есть вызов (он же охота).
• Отправка текстовых сообщений: отправка и получение SMS-сообщений через службу VoIP.

Руководство по ценообразованию системы VoIP

Цены на услуги VoIP могут быть немного запутанными, когда вы впервые сталкиваетесь с альтернативой традиционной деловой телефонной системе. Мы изучили самые дешевые планы и самые дорогие некоторых лучших систем VoIP, доступных на рынке. Приведенная ниже таблица предназначена для того, чтобы показать вам, что вы можете получить и приблизительно, сколько вы будете платить за эти услуги на пользователя в месяц.

Подумайте, что вам нужно

Как видно из приведенной выше таблицы, большинство тарифных планов VoIP-провайдеров тарифицируются по линии. Поэтому важно понимать, что «линии» могут означать разные вещи в мире VoIP. В традиционном мире телефонных линий телефонная компания приходила к вам в офис и устанавливала фактические линии – по одной для каждого рабочего стола или сотрудника – вместе с настенной розеткой, и тогда вся система работала бы с этими физическими линиями.

Когда вы переключаетесь на систему VoIP, вы используете свое интернет-соединение с компьютерами или IP-телефонами с кабелями Ethernet для создания деловой телефонной сети. Мобильные телефоны используют Wi-Fi или данные смартфона для подключения. Таким образом, вы можете иметь одну линию или номер телефона с несколькими добавочными номерами.

Большинство услуг VoIP требуют оплаты за каждого пользователя или номер телефона. Это означает, что вы можете легко увеличивать или уменьшать, потому что нет реальных линий. Вы можете иметь один номер телефона, даже если у вас несколько офисов, а затем разделить эти офисы по добавочным номерам. В конечном итоге вы будете платить за добавочный номер (или линию, или пользователя). Итак, рассмотрим каждый офис, отдел и сотрудника, которые у вас есть.

Виртуальный телефон против системы VoIP

На рынке VoIP есть несколько вариантов, которые не совсем VoIP, а скорее виртуальные телефонные системы, такие как Grasshopper. Самое большое различие между системами VoIP и виртуальными телефонными номерами состоит в том, что вызовы через VoIP передаются через ваше интернет-соединение, тогда как вызовы через виртуальную телефонную систему маршрутизируются через телефонную сеть. Вам все равно потребуется традиционная телефонная система (или сотовый телефон), но даже с одной линией услуга виртуального телефона может помочь увеличить объем малого бизнеса благодаря расширенной услуге переадресации вызовов. Как правило, виртуальная телефонная система является более доступной, чем услуги VoIP, и ее функциональность немного ограничена.

Например, вы не сможете совершать исходящие звонки или отправлять факсы через виртуальную телефонную систему, такую ​​как Grasshopper, но вы можете получать их неограниченное количество. Линия или пользовательская структура тоже немного отличаются. Вместо того, чтобы платить за линию или пользователя, вы заплатите за небольшое количество служебных телефонных номеров и получите несколько добавочных номеров.

Что нужно для начала работы с VoIP

После того, как вы зарегистрируетесь в системе VoIP, вам необходимо оснастить своих сотрудников и офис определенным оборудованием. Кроме того, вам нужно убедиться, что у вас есть хорошее интернет-соединение. Вы также должны будете рассмотреть планы обеспечения безопасности и резервного копирования в случае перебоев с Интернетом.

Ниже мы рассмотрим варианты оборудования, которые вам нужны, чтобы система VoIP работала для вашей компании. Кроме того, мы объясним, что вам нужно, когда речь идет о пропускной способности, безопасности. Таблица сравнения наглядно покажет, насколько преимущественнее VoIP по сравнению с традиционными деловыми телефонными линиями.

Проводные гарнитуры против беспроводных: преимущества использования услуги VoIP

Для использования системы VoIP – совершения или приема звонков требуется как минимум широкополосное интернет-соединение. Устройство, которое вы используете для связи с коллегами, клиентами и другими людьми, зависит от вас. Существует множество вариантов. Настольные IP-телефоны, гарнитуры и просто мобильные телефон – все они будут работать. Конечно, большинство услуг VoIP не включают в себя телефоны или гарнитуры, но многие дают вам возможность арендовать их. Вы также можете купить необходимые устройства напрямую у поставщика или реселлера.

Телефоны

Наиболее популярным выбором для системы VoIP является настольный IP-телефон. Он очень похож на традиционный настольный телефон, но использует кабель Ethernet. Вам просто нужно запрограммировать его с соответствующим расширением и программным обеспечением VoIP, чтобы заставить его работать. Эти IP-телефоны обладают большей функциональностью, чем традиционные настольные телефоны. Они предназначены для работы с дополнительными функциями услуг VoIP. Аренда таких телефонов обычно составляет от 10 до 25 долларов в месяц.

IP-телефон для конференций работает аналогично обычному, поскольку он подключается к вашему интернет-соединению и настроен для работы с вашей системой VoIP. Внешний вид и функциональность этого типа телефона немного отличаются. Обычно в телефоне есть большой динамик и микрофон (360 градусов), который позволяет легко передавать голос каждого в комнате.

Компьютеры и гарнитуры

Технически, чтобы принимать и совершать звонки через систему VoIP, все, что вам нужно, это микрофон, динамики и подключение к Интернету. Таким образом, вы можете использовать ноутбук без гарнитуры, и он будет работать. Если вы хотите немного больше уединения и лучшего качества звука и голоса, вы можете выбрать гарнитуру. Есть много брендов, которые используют порты USB, поэтому их легко использовать на любом компьютере или ноутбуке. Плюс это доступный вариант.

Мобильные телефоны

Большинство VoIP-систем предлагают мобильное приложение со своими планами. Вы можете превратить свой смартфон в рабочий телефон, не раскрывая свой личный номер телефона. Вам не нужно будет использовать свои данные. Просто загрузите мобильное приложение VoIP на свой телефон, войдите в систему и настройте программное обеспечение.

Какую часть вашего Интернета посвятить VoIP

По мере совершенствования технологий улучшается и качество услуг. Кроме того, интернет-соединения становятся все быстрее и доступнее, что означает, что малые предприятия наконец могут работать как большая компания с этими услугами, гораздо более доступными, чем в прошлом.

Чтобы обеспечить качественную связь необходимо правильно настроить количество интернет-соединений. Проведите быструю проверку скорости вашего интернета и получите полезную информацию из статьи: тест скорости VoIP: как рассчитать оптимальное количество подключенных телефонов?

Что делать с интернет-перебоями и вашей системой VoIP

Убедитесь, что вы настроили маршрутизацию на случай отключения, чтобы не пропустить ни одного звонка. Обычно вы можете выбрать номер мобильного телефона, частный стационарный телефон или другую сеть. Вы можете настроить систему на маршрутизацию всех вызовов на деловую голосовую почту, пока ваше соединение не будет восстановлено.

Какие меры безопасности вам нужно предпринять

Вы, вероятно, не думали о безопасности с традиционной деловой телефонной системой, но система VoIP немного отличается. Вся ваша система работает на вашем широкополосном интернет-соединении, поэтому важно принять надлежащие меры предосторожности, чтобы не допустить подслушивания и хакеров. Все ваши звонки, голосовые сообщения и тексты, сделанные через систему VoIP уязвимы для атак хакеров.

Пока вы используете надежный хост VoIP, ваши данные в безопасности. Компания использует несколько уровней защиты, от физических брандмауэров до шифрования каждой передачи. Вы можете повысить безопасность, предоставив собственные брандмауэры в своем офисе, регулярно обновляя программное обеспечение и применяя двухфакторную аутентификацию везде, где это возможно.

Интеграция с внутренними системами

Большим преимуществом для малого бизнеса и систем VoIP является возможность интеграции телефонной службы с другим программным обеспечением, которое вы используете. Например, вы можете прикрепить расшифрованную голосовую почту из папки «Входящие» к карточке клиента в выбранном вами решении CRM, если оно поддерживается. Другие интеграции бизнес-приложений часто включают Zendesk , G Suite и Microsoft Outlook, что делает вашу компанию более эффективной.

Традиционная телефония против услуг VoIP

Если вы по-прежнему рассматриваете возможность использования традиционных услуг телефонии, важно понять, что вы получите, сметную стоимость и как она складывается с VoIP. Вот почему мы передаем популярный пакет услуг от известного поставщика услуг телефонии и интернета ведущему провайдеру VoIP. Вот как это выглядит:

Как VoIP помогает вашему бизнесу расти, преуспевать и тратить меньше

Может показаться, что подписаться на VoIP-сервисы для вашего малого бизнеса совсем не сложно. Если вы все еще не можете увидеть преимущества, этот раздел для вас. Узнайте, как переход на VoIP-систему, такую ​​как RingCentral, может помочь вам развить свой бизнес и сэкономить деньги.

Поставить себя

Если у вас есть система VoIP с автосекретарем, ваши клиенты звонят на записанное приветствие, и у них будет возможность выбрать отдел, использовать каталог для связи с отдельным лицом или просто получить полезную информацию о вашем бизнесе. , Эта установка, подобная колл-центру, подразумевает большую корпорацию. Такое впечатление может иметь большое значение для клиентов или других абонентов, желающих иметь с вами дело.

Повысить эффективность и результативность

Услуга VoIP также может освободить ваше время, потраченное на ответы на телефонные звонки, когда они не нужны. Такие функции, как экранирование вызовов, могут помочь вам решить, стоит ли принимать вызов, перенаправлять его или перевести на голосовую почту. Некоторые службы позволяют блокировать номер, что может быть полезно, если вам звонят неумолимые телемаркетеры.

Использование системы VoIP с расширенными функциями может помочь гарантировать, что каждый звонок поступит нужному человеку, или что звонок не останется без ответа. Функция охоты или «найди меня / следуй за мной» позвонит вам на рабочий стол и, если вы не ответите на звонок через определенное количество времени или звонков, направит вас на ваш мобильный телефон.

Сократить расходы и повысить гибкость

Представление профессионального фронта в области телекоммуникаций жизненно важно для любого бизнеса, даже если мы сильно полагаемся на электронную почту. Система VoIP намного более доступна, чем традиционная телефонная система, и она может “пойти” с вами куда угодно. Нет необходимости платить за физическую установку системы или линий, поэтому, если вы решите переместить штаб-квартиру по всей стране, вы будете готовы к работе, когда будете открывать магазин в новом месте.

Помимо того, что VoIP-услуги доступны по цене, они также гибки, как и вы. Нельзя ожидать, что вы и ваши команды будете оставаться в офисе 24/7, поэтому очень важно иметь доступ к вашим телекоммуникациям на ноутбуке или мобильном телефоне. Кроме того, вы будете поддерживать профессионализм с помощью телефонных номеров и идентификатора вызывающего абонента, а не личного телефона для бизнеса.

Каково будущее технологии VoIP?

Несмотря на то, что технологии VoIP уже продвинулись вперед, есть возможности для совершенствования, и лучшие службы всегда стремятся сделать его лучше для всех. Согласно исследованию рынка, индустрия находится на подъеме, и к 2021 году она вырастет на 9,8 процента .

Хотя многие VoIP-сервисы уже предлагают мобильные приложения, многие телекоммуникационные компании создают мобильные VoIP-системы только благодаря достижениям Wi-Fi и 5G.

Можно также ожидать, что все больше компаний будут использовать VoIP как часть подхода унифицированных коммуникаций (UC), который будет сочетать мгновенные сообщения, электронную почту, текстовые сообщения, звонки и социальные сети. Кроме того, услуги VoIP позволяют малому бизнесу мыслить и расширяться в глобальном масштабе, поскольку он позволяет всем людям во всем мире легко и доступно подключаться.

Вывод

Внедрение системы VoIP для малого бизнеса – разумный выбор для вашей собственной прибыли. Это может помочь устранить пробелы в коммуникации, сэкономить деньги в инфраструктуре и обеспечить гибкость для всех ваших сотрудников. Прочитайте наши обзоры лучших услуг VoIP, чтобы выбрать тот, который наилучшим образом соответствует вашему бюджету и вашим потребностям.