Цифровая регистрация новых сотрудников: полное руководство

Так называемая регистрация новых сотрудников является важным шагом для успешного сотрудничества в компаниях. С одной стороны, компании стремятся дать своим сотрудникам свою собственную философию компании, с другой стороны, речь идет также о максимально быстрой и эффективной интеграции сотрудника в существующие рабочие структуры и процессы.

Исходя из моего опыта последних лет, я хотел бы дать вам несколько советов и подсказок в этой статье, чтобы сделать регистрацию в вашей компании максимально быстрой и эффективной. Я сосредоточен на полностью оцифрованном процессе регистрации.

Оглавление

• Классический бортовой
• Цифровое сопровождение
• контрольный список
• Специальные функции для удаленных команд
• вариации
• Опыт от практики
• Инструменты для адаптации
• Сравнение инструментов

Классический процесс адаптации

Во-первых, давайте посмотрим на новых сотрудников в целом, прежде чем мы рассмотрим реализацию с помощью программного обеспечения и инструментов.

3 фазы процесса адаптации

Обычно в процессе адаптации есть 3 разных этапа.

• Preboarding
• ориентация
• интеграция

В принципе, интервью можно даже рассматривать как отправную точку.

Preboarding

Перед первым рабочим днем, первый камень в фундамент может быть заложен на этапе предварительной посадки для долгосрочного сотрудничества. Новый сотрудник должен получать всю важную информацию, такую ​​как контактное лицо, схема компании, имидж компании и другие важные факты, по почте или в цифровой форме.

Также полезно, если он получит свой вводный план до первого рабочего дня.

ориентация

Фаза ориентации начинается в первый рабочий день. Первый шаг – поприветствовать нового коллегу в дружеской обстановке и представить его компании.

Это можно сделать в туре или на совместном обеде. В случае небольших компаний и меньшего количества сотрудников, новый коллега должен быть представлен в группе.

Эта первая ориентация затем входит в интеграцию.

интеграция

В первые недели и месяцы, т. Е. В течение пробного периода, основной целью является ознакомление с предметом. Тем не менее, социальными компонентами не следует пренебрегать. Например, это может помочь дать новому коллеге дополнительную подготовку или организовать совместные командные мероприятия.

В конце пробного периода сотрудник полностью интегрируется в команду и проходит профессиональную подготовку. Если нет, то вы должны принять решение, что пути снова разделяются.

В то же время, обучение и адаптация новых сотрудников также могут проводиться в режиме онлайн и в цифровом формате.

Что такое цифровая регистрация и каковы цели?

Так называемая цифровая регистрация означает систему, которая помогает новым сотрудникам ознакомиться с системой без использования автономных компонентов, таких как папки или печатная бумага.

Целью цифровой адаптации является ознакомление сотрудников с внутренними процессами компании, рабочими процессами, а также с социальными аспектами, такими как гудвилл или другие обстоятельства внутри компании.

Цель – максимально быстро и эффективно интегрировать нового сотрудника в повседневную работу. В то же время, мотивация нового сотрудника должна быть высокой с самого начала. Таким образом, необходимы небольшие дополнительные расходы на персонал, то есть процесс адаптации должен быть максимально автоматизирован.

Изучение необходимости адаптации

Исследование Aberdeen Strategic Onboarding: новый взгляд на новых сотрудников показало, что благодаря сильному и твердо внедренному вводному процессу в компании, через год вероятность того, что сотрудник все еще находится в компании, составляет 90-91%.

Частая смена персонала не только требует много времени, но и стоит больших денег. Особенно для небольших компаний без или с очень маленьким отделом кадров, это может потребовать огромных ресурсов.

Контрольный список для цифровой адаптации

Вот краткое изложение наиболее важных моментов в виде контрольного списка, который вы должны учитывать как предприниматель или сотрудник отдела кадров при цифровой адаптации:

• Оцифрованная форма портрета компании: как была создана компания, какие основные сотрудники есть, какова бизнес-модель компании и т. Д.
• Цифровое внутреннее решение для дальнейшего обучения и иллюстраций процессов: какие процессы существуют? Какими основными навыками должен обладать каждый сотрудник?
• Внутренняя социальная платформа для обмена: сотрудники могут использовать платформу для организации мероприятий или организации кофе.
• Цифровой (анонимный) процесс обратной связи для сотрудников: что происходит в компании? Что идет плохо Где есть потенциал для оптимизации?
• Цифровая система для важных форм: отчеты о болезни, другие справки и вопросы о зарплатах

Нет никаких ограничений для творчества и изобретательности в цифровой адаптации, поэтому этот контрольный список должен служить только для вдохновения.

Что особенного в процессе адаптации в децентрализованных компаниях?

Децентрализованные компании, сотрудники которых часто расположены по всему миру, предъявляют особые требования к процессу адаптации.

Обучать сотрудников и никогда не встречаться лично – это возможно!

Например, в моей первой компании в 2016 году я работал с сотрудниками более трех четвертей года и вообще не знал их лично. Все еще все работало нормально.

Удаленная замена для кофейных сплетен

Еще одной проблемой для удаленных команд является то, что во время перерывов на обед больше не нужны популярные сплетни о кофе. Говоря с сотрудниками по телефону, большинство людей говорят только о профессионалах – частные аспекты часто полностью исключаются.

Как компания, вы должны обеспечить, чтобы новые сотрудники, будь то фрилансеры, работающие студенты или постоянные сотрудники, были интегрированы в существующую структуру команды. В принципе, ко всем рабочим процессам применяются те же требования, что и к традиционной «оффлайн-компании». С помощью реализованной интрасети и соответствующих инструментов это можно исправить, о чем я расскажу позже.

ВАЖНО: Начало работы начинается с найма

Для удаленных команд я считаю гораздо более важным, чтобы процесс квалификации до приема на работу служащего показал, вписывается ли работник в команду и способен ли он работать где угодно.

Существуют различные варианты этого квалификационного процесса, например, вы можете сначала подвергнуть сотрудника стажировке в течение 4 недель или дать ему несколько тестовых заданий.

Я знаю множество квалификационных процессов от дружелюбных предпринимателей – большинство из них придают большое значение наличию определенного числа претендентов, чтобы затем выбрать единственного правильного человека.

Корпоративная культура должна быть передана до интервью, так что потенциальный сотрудник имеет возможность сравнить себя и свои цели с целями компании.

Какие есть варианты и варианты цифровой адаптации?

Цифровая регистрация новых сотрудников становится особенно легкой, когда уже существует цифровая социальная интрасеть или внутренняя сеть компании, в которой сотрудники могут просматривать документацию по процессам, рабочие процессы и, возможно, даже предложения по электронному обучению.

В этой системе все необходимые материалы для регистрации могут храниться, и сотрудник может работать с контентом совершенно независимо в первый день – независимо от того, является ли это децентрализованной компанией или существует общий офис.

При проектировании таких систем творческие возможности практически не ограничены.

На этом этапе я хотел бы остановиться на нескольких элементах, которые мы использовали в наших удаленных командах.

Запись прямых трансляций для повторяющихся процессов адаптации

Например, мы организовали несколько прямых трансляций со всеми сотрудниками компании, где речь шла о большом видении и где все важные люди и их прежние времена были представлены компании.

Эта презентация длилась около 90 минут, и мы записали ее. Затем я поместил запись в приветственный пакет и написал несколько строк о нашем видении и корпоративной культуре.

Большая часть процесса адаптации была завершена.

Четкое представление задач для сотрудников

Я разработал шаблон Google Sheets для всех наших работающих студентов, который они могли бы использовать в качестве отчетов для своих еженедельных заданий. Каждый работающий студент смог создать свою собственную копию с помощью нескольких щелчков мыши и получил соответствующие инструкции в видеоролике.

Это позволило нам за несколько месяцев привлечь в нашу команду более 15 работающих студентов и без особых затрат включить их в процессы компании.

Встроенное программное обеспечение мало помогает без процессов

Но все встроенные инструменты и опции оказываются бесполезными, если нет стандартизированных процессов и рабочих процессов. Например, для небольшой компании было бы невозможно или очень много времени нанять 15 работающих студентов с одним бухгалтером, если бы каждый работающий студент получал индивидуальные контракты или выплаты заработной платы.

Для каждого работающего студента были четко определены задачи и процессы, четкие правила отчетности и две разные модели, каждая с 15 или 20 рабочими часами в неделю. Каждый работающий студент был подчинен одному менеджеру, у которого также были четкие задачи.

В области ИТ также важно иметь определенные процессы и процедуры. Если до приема на работу и начала первого рабочего дня уже ясно, какие разрешения и доступ требуются сотруднику, активация может быть выполнена довольно легко.

Мой опыт для цифровой адаптации новых сотрудников из практики

Теперь мы подошли к нескольким конкретным инструментам и программному обеспечению, которые могут помочь вам оцифровать процесс регистрации. Я уже пробовал различные инструменты сам. В дополнение к инструментам, которые я использую, вы также познакомитесь с некоторыми другими инструментами для адаптации.

Сделать контент доступным в цифровом виде

Я большой поклонник сочетания текста и видео. Лучший способ отобразить это – работать с так называемыми скринкастами – вы записываете свой собственный экран и разговариваете в микрофон.

Скринкасты могут создаваться с использованием самых разных программ, многие из которых бесплатны. Например, есть инструмент Loom . Пользователи Apple могут записывать свой собственный экран с помощью Quick Time Player .

Альтернативы специализированным бортовым инструментам

Для оцифровки во входе в систему не обязательно должно быть приложение или профессиональное решение, гораздо важнее проведение экспериментов.

Трелло, Асана или Google GSuite

В прошлом я использовал различные инструменты управления проектами, такие как Trello, Asana или Basecamp для отображения процессов. Кроме того, есть Google GSuite, который вы можете использовать для создания и документирования замечательных СОПов (Стандартные Операционные Процедуры). Эти функции также могут быть использованы для создания цифровых документов.

Когда новый сотрудник начинает работать в компании, он получает собственный адрес электронной почты, который связан с Google GSuite. На уровне администратора очень легко установить, какие документы и файлы будут переданы сотруднику.

слабина

Корпоративное общение может быть сопоставлено с Slack. Там также тепло встречают нового сотрудника, который может представиться всем другим сотрудникам.

Microsoft Office 365

В качестве альтернативы Google GSuite есть, например, пакет Office 365 от Microsoft, который содержит аналогичные инструменты. Лично у меня еще не было никакого опыта с этим, но я услышал много положительных отзывов.

WordPress

Другой вариант – конвертировать среду WordPress с соответствующими плагинами во встроенную платформу. У нас был хороший опыт работы с плагином «Learn Dash». Там можно создать онлайн-курсы и документацию по процессу, через которую новый сотрудник должен пройти самостоятельно.

Преимущества: низкая стоимость, гибкость и быстрые онлайн-курсы для сотрудников. Сочетание среды WordPress и Google GSuite было для нас очень хорошим решением.

Если вы хотите доверять полному решению здесь, вы также можете использовать один из следующих инструментов адаптации.

Важно провести сравнение встроенного инструмента и сделать выбор на основе ваших собственных требований.

В моей компании мы внедрили процессы ознакомления с большой гибкостью и с использованием существующих программных инструментов. Тем не менее, существует также множество программных продуктов, которые полностью ориентированы на задачи во время адаптации.

Наиболее важные функции бортового программного обеспечения

Программное обеспечение для адаптации может значительно упростить процесс оцифровки.

Наибольшим преимуществом программного обеспечения является то, что все вложенные элементы можно найти централизованно в одном месте.

Чем сложнее и непрозрачнее процесс, тем меньше сотрудников будут его использовать.

Кроме того, такие функции, как процессы наставничества или картирования, сильно различаются.

Хорошее программное обеспечение должно отображать как можно больше различных функций. Гибкость и простота являются ключом к успеху.

На мой взгляд, встроенные инструменты имеют смысл только для определенного числа сотрудников, в противном случае можно использовать бесплатные или недорогие инструменты.

Вот несколько функций, которые я нахожу очень полезными для встроенного программного обеспечения:

• Картирование процессов и важных задач в компании: важные последовательности рабочих процессов или других важных процессов в компании должны иметь возможность отображаться в программном обеспечении.
• Функции наставничества и семинара: сотрудники должны иметь возможность общаться и поддерживать друг друга через приложение. Некоторые приложения также предлагают интеллектуальные решения для подбора сотрудников.
• Обучение по принципу «равный равному»: некоторые программы предлагают функцию объединения сотрудников с похожими проблемами или вопросами. Это позволяет модели «обучения на работе».
• Даты обеда: сотрудники должны подбираться случайным образом или на основе определенных критериев и должны иметь возможность назначить дату кофе. Это повышает командную сплоченность.
• События и внутренние события: Программное обеспечение должно предлагать возможность проведения внутренних событий или семинаров.
• Объявления о работе: в приложении должны быть видны открытые должности или вакансии, чтобы сотрудники могли быть осведомлены о них.

Список функций – это лишь небольшая выборка: чем гибче программное обеспечение можно адаптировать к определенным пожеланиям или идеям, тем лучше.

Сравнение инструментов: эти инструменты подходят для цифровой адаптации новых сотрудников

Следующие программные решения, в частности, специально предназначены для адаптации. Некоторые из них представляют собой комплексные HR-инструменты, которые предлагают вашему отделу HR гораздо больше функций для управления вашими сотрудниками.

Personian

Внедрение – особенность программного обеспечения Personio HR. В дополнение к вводному, Personio может также использоваться для управления кандидатами и управления сотрудниками. Таким образом, можно быстро интегрировать нового сотрудника, создать прочные связи с компанией и немедленно начать продуктивные рабочие процессы.

Personio использует следующие специальные функции для адаптации:

• Шаблоны для стандартизированного процесса адаптации
• Использование автоматизированных писем
• В дополнение к адаптации, также регулировать процессы
• Расходы можно гибко бронировать в соответствии с пакетами

leapsome

На самом деле, адаптация является важной частью предложения новому сотруднику очень хорошего первого опыта работы в компании. Начиная с 1-го дня, они должны чувствовать, что находятся в хороших руках, знания предоставлены и они включены в управляемый процесс.

leapsome делает это в частности:

• Создание персонализированных планов индукции
• Планирование и автоматизация нужного контента в нужное время
• Документирование хода выполнения теста, например
• Отчеты, чтобы быть в состоянии понять, адаптации

Haufe myOnboarding

С Haufe myOnboarding также работает адаптация из домашнего офиса. Программное обеспечение является облачным и целостным. Программное обеспечение поддерживает нового сотрудника от подписания контракта до фазы ориентации и после испытательного периода.

Особенно интересны следующие:

• Центральная панель управления персоналом
• Расписание сроков для соответствующего контента
• Интерфейсы к инструментам управления заявителями
• Сделать контент доступным через приложение и веб-сайт
• Приятель или программа наставника

eloomi

Поставщик eloomi представляет собой универсальный инструмент управления персоналом. Включение является ключевой особенностью. Речь идет о приведении нового сотрудника к полной производительности или сопровождении его в кратчайшие сроки. С предварительной посадкой вы создаете основу для этого, чтобы не было неожиданных сюрпризов для нового сотрудника.

В частности, Eloomi предлагает следующие варианты:

• Предварительная и встроенная через приложение
• Планирование 1: 1 встреч и последующих мероприятий
• Создайте план развития и анализируйте его в реальном времени
• Центр контента для новых сотрудников

elearnio

Как выглядит идеальная посадка? Инструмент elearnio используется для интерактивного и индивидуального контента, чтобы приветствовать и мотивировать сотрудника. Как встроенное программное решение, учебный контент оформляется современным и индивидуальным образом.

• Элеарнио делает следующее особенно привлекательным:
• Геймификация для веселья и мотивации
• Виртуальное ознакомление с видеоконтентом
• Измерение и масштабирование знаний

боб

Внедрение является одной из многих функций HR-решения Боб. Это обеспечивает хорошее первое впечатление. Потому что вы можете создать столько входящих потоков, сколько захотите. Это означает, что вы можете пойти в отдельные отделы и рабочие места индивидуально. Процессы могут быть автоматизированы и персонализированы.

На этом первом этапе в компании также важно представить корпоративную культуру. В Бобе новые сотрудники могут познакомиться с командой и узнать о каждом из них.

Особенности Боба:

• Автоматизация и персонализация для каждого сотрудника
• Планирование и отображение списков задач, руководств и другого содержимого
• Введение в командную культуру

Talmundo

Платформа onboarbind Talmundo запускается за 60 дней до начала работы. Речь идет о подготовке работника к новой работе, а затем непосредственно о начале обучения и дальнейшего обучения. Талмундо может быть достигнуто через приложение и веб-сайт. Важная информация, такая как данные для входа, отправляется автоматически. Как для нового сотрудника, так и для вас, как руководителя, платформа постоянно предлагает хороший обзор ознакомления.

Действительно особенными являются:

• AI чатбот для общения с новыми сотрудниками
• Познакомьтесь с товарищами по команде виртуально
• Предлагайте знания маленькими кусочками
• Приветственное видео сообщение

kiwiHR

Позитивный брендинг работодателя – это убеждение и удовлетворение работника с первого дня. Это означает, что регистрация должна быть правильной. Специально для этого kiwiHR создал индивидуальные шаблоны для регистрации. Вся команда может принять участие и приветствовать новых коллег.

С четкой приборной панелью все шаги четко показаны. И в первый день вы можете использовать контрольный список для обработки всех задач.

Следующие пункты особенно важны для kiwiHR:

• Специальные шаблоны для адаптации
• Понятный и понятный процесс
• В дополнение к другим функциям управления персоналом, таким как цифровые файлы персонала, корпоративная структура и т. Д.

freshworks

Со свежей работой у вас есть полный обзор вашего процесса адаптации. Вы можете создавать контрольные списки, которые информируют вашего нового сотрудника и всех вовлеченных коллег. Напоминания также можно отправлять автоматически с помощью контрольного списка. Приветственный пакет также важен. Вы можете определить и скомпилировать это заранее, а затем отправить в первый день.

Эти функции интересны на свежем воздухе:

• Контрольные списки для разных работ
• Автоматическая отправка писем
• Приветственный набор на 1 день

Вывод: цифровая регистрация является важным процессом

Во многих компаниях все еще игнорируется процесс регистрации новых сотрудников. Особенно во времена оцифровки, не так сложно включить цифровую регистрацию новых сотрудников.

Даже небольшие компании с небольшим бюджетом могут использовать методы экономии затрат, чтобы обеспечить функционирование и полностью оцифровку новых сотрудников.

В этой статье я поделился с вами своим опытом, представил множество встроенных программ и надеюсь, что помог вам в этом. Если у вас есть какие-либо вопросы или пожелания, пишите в комментарии в любое время.

Вас интересуют другие темы оцифровки, специально предназначенные для управляющих директоров? Тогда вы найдете что-то, что стоит прочитать на Digital Affin.

Дата публикации: 02.06.2020