Что такое IVR? Объяснение функции систем АТС

Мы все дозванивались крупным компаниям и в ответ получали голосовое предварительно записанное меню «нажмите 1 для …», «нажмите 2 для …» и т. д. Это называется интерактивным голосовым ответом или системным меню IVR.

В отличие от систем PBX для крупных компаний, IVR  не требует установки того, что по сути является «большой коробкой проводов и переключателей», которая становится избыточной или нуждается в технической поддержке инженера каждый раз, когда вы хотите внести изменения.

Вы можете выбрать параметры и маршрут звонков каждый раз к нужному человеку или отделу — что повышает удовлетворенность клиентов и повышает эффективность вашего бизнеса. Это как виртуальный администратор или виртуальный коммутатор, чтобы отвечать и направлять ваш звонок. Что-то, что повышает производительность повсюду.

Настроить меню IVR очень просто: ведите номер телефона, который вы хотите, чтобы каждое добавочное имя направлялось рядом с параметром расширения в вашей учетной записи, и это все с технической стороны. Далее все, что вам нужно сделать, это записать голосовое сообщение.

Поэтому, если вы хотите перенаправлял звонки, например, в отдел — «нажмите 1 для продажи» или перенаправьте звонки человеку «нажмите 2 для Джона Смита», это полностью ваше дело.

А если вам нужно изменить номера в меню IVR или добавить дополнительные параметры в меню вызывающего абонента — например, техническую поддержку или ящик голосовой почты, которым могут делиться несколько пользователей, — все это доступно онлайн и может быть настроено за 5 минут. Вы даже можете настроить переполнение вызовов, так что если этот пользователь недоступен, он перенаправляется на следующий номер в списке.

Но почему я должен настроить меню IVR? Я просто хочу купить номер телефона

Настройка меню IVR гарантирует, что звонки ваших клиентов будут перенаправлены в наиболее релевантный пункт назначения, заставляя их нажимать соответствующую клавишу на своем телефоне. Это также означает, что вы получите такой же профессиональный имидж, как эти большие парни — с большими дорогими коробками — по цене малого бизнеса.

Меню IVR может перенаправлять звонки на мобильные или стационарные телефоны — поэтому, если у вас есть команда в дороге или если у вас несколько филиалов, вы можете держать всех под одним номером телефона. Это обеспечивает конфиденциальность для мобильных номеров и влияет на вашу прибыль, так как каждый может поделиться канцелярскими товарами.

Как сделать IVR, который работает для бизнеса

  • Хороший IVR является коротким и по существу — нет ненужных вопросов или подсказок.
  • Оцените, как вы считаете, категории, по которым с вами связывается звонящий, — затем постарайтесь свести категории к минимальному количеству запросов. С этим в мыслях…
  • Будьте краткими и краткими — представьте, что вы находитесь в ресторане, где официант решил прочитать вам все меню! Установите максимум 3-5 запросов, никто не хочет ждать вечно в меню! И чем дольше ожидание, тем меньше вероятность завершения звонка
  • Если это не очень специфический бизнес, думайте в общих чертах , Продажи, Финансы и т. Д.
  • Испытайте то, что вы считаете правильным для вашего бизнеса. Если звонящие всегда говорят: «Я не уверен, что дошел до нужного отдела», то вам, возможно, придется пересмотреть свой IVR.
  • Старайтесь не включать ваш маркетинговый слоган в IVR, ваш клиент уже позвонил вам — прекратите продавать!
  • Всегда приятно поблагодарить клиента за звонок в ваш бизнес.
  • Если вам неудобно быть голосом вашего вызывающего меню (IVR).
  • Если для вашего IVR требуется более 5 вариантов, лучше сообщить об этом вызывающему абоненту . Таким образом, вы можете начать раздел меню вызывающего абонента с «Мы собираемся дать вам X вариантов, чтобы мы могли лучше всего направить ваш звонок»
  • Если вы записываете это самостоятельно , сначала напишите об этом — чтобы не пропустить ни один из вариантов, и вы знаете, как долго будет работать меню вызывающего абонента.
  • Сохраняйте действия согласованными в вашем сценарии, то есть указание клиенту «выбрать два», а затем «нажать три» может привести к путанице.
  • Часто полезно иметь расширение « поймать все», поэтому, если кто-то не уверен в применимом к ним разделе меню вызывающих абонентов или пропустил некоторые из них. Это традиционно последний вариант на IVR.
  • Расширенное расширение можно также использовать, чтобы заверить клиентов в том, что человеческая помощь находится в одном шаге, поэтому вы всегда можете включить строку «Или поговорить с одним из наших представителей…» в свой окончательный вариант расширения.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector